E-mail Resmi

E-mail resmi dan Infografis

Tata cara mengirim E-mail Resmi

Menulis email untuk keperluan pribadi mungkin tidak ada aturan yang baku. Kita bisa menulis email dengan gaya bahasa yang santai namun tetap mengedepankan adab dalam penulisannya. Akan tetapi, dalam menulis email untuk keperluan bisnis, ada beberapa aturan yang perlu kita indahkan. Karena email untuk bisnis termasuk dalam email formal atau resmi yang mewakili instansi atau lembaga tertentu. Sehingga penulisan email resmi atau formal bisa mencerminkan profesionalitas dari suatu instansi atau lembaga.

​Hal-hal yang perlu diperhatikan

1. Nama dan alamat e-mail yang profesional

   1. Nama lengkap asli atau Nama+ nama instansi tempat bekerja : contoh = [e-mail] / [e-mail]

   2. Hindari menggunakan nama email gaul / kasual / lebay / dan susah dibaca : contoh = [e-mail] / [e-mail]

​2. Menulis Subject E-mail

Menggunakan alamat email profesional dalam menulis email resmi sudah.
Berikutnya adalah menulis subject email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email Anda.

Subject surat elektronik adalah sebuah bagian pada email yang digunakan untuk menyatakan topik email yang Kita tulis.

Contohnya Anda ingin mengirimkan proposal penawaran tentang topik pengadaan CCTV yang murah dan berkualitas. Untuk contoh subject emailnya Anda bisa menulis “Proposal Penawaran CCTV” atau mungkin “CCTV Untuk Keamanan Rumah Anda“.

Contoh lain :
Anda ingin mengirimkan tugas kelas/kuliah kepada guru atau dosen :
Format subject E-mail yang bisa ditulis sebagai berikut :
"Tugas_Matapelajaran_Nama-lengkap"
Tugas_Matematika_Andhra Anantha

​3. Mengenali penerima e-mail

Setelah menulis subject email, dalam menulis email resmi berikutnya adalah mengenali siapa penerima email Anda. Dengan mengenali siapa penerima email kita maka akan lebih mudah dalam menulis kalimat pertama dalam email resmi.

Secara umum ada 2 kategori penerima email, diantaranya :

• Penerima email yang sudah dikenal. Untuk penerima email yang sudah dikenal pada email resmi ini Anda bisa menyebutkan nama mereka.

• Penerima email yang tidak dikenal. Untuk penerima email yang tidak dikenal pada email resmi ini Anda cukup menyebutkan sapaan Bapak/ Ibu/ Anda saja.

4. Salam Pembuka E-mail

Ini masih berhubungan dengan point sebelumnya, tentang siapa penerima email Anda. Untuk salam pembuka ini wajib kita gunakan ketika menulis email resmi. Ini sama seperti ketika kita bertamu ke rumah orang. Sebelum masuk maka kita wajib mengucapkan salam terlebih dahulu.

Untuk email resmi bahasa Indonesia, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :

• Assalamu’alaykum

• Selamat pagi/siang/sore/malam-petang (sesuaikan waktu mengirim)

• Dengan hormat

• Yang terhormat

• Yang kami hormati

• atau bisa juga ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari + nama.

• Contoh : Yang terhormat Bapak Sholeh.

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surel, cukup tuliskan “Yang terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada pihak yang berkepentingan”.

Pada menulis salam pembuka email resmi ada beberapa hal yang perlu Anda hindari adalah jangan gunakan kata “Halo”, atau “Hai”, "What's up, bro", "Hi, mate" maupun salam pembuka tidak resmi lainnya.

​Salam yang perlu dihindari

Memperkenalkan Diri (Mengirim Email)/Ucapan Terima Kasih (Membalas Email)

Pada email resmi, setelah mengucapkan salam biasanya dilanjutkan dengan memperkenalkan diri. Ini penting supaya penerima email tahu siapa Anda dan apa keperluan Anda. Terlebih lagi jika penerima email Anda adalah orang yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, manajer sumber daya manusia (HRD), ataupun instansi pemerintah.

Perkenalan diri untuk melamar kerja

“Selamat pagi, nama saya Andhra Anantha. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk melamar pekerjaan sebagai Ilustrator di studio kreatif anda.”

“Selamat siang, nama saya ................. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk melamar pekerjaan sebagai Fotografer.”

Perkenalan diri untuk mengirim tugas

“Selamat pagi pak/bu, saya Andhra Anantha. Saya siswa dikelas ........... mengirimkan email ini dengan maksud untuk mengirimkan tugas yang bapak/ibu berikan sebelumnya.”

Perkenalan diri untuk tawaran kerja sama

“Perkenalkan, nama saya Andhra Anantha dari PT.  Kirim Email Indonesia. Melalui email ini saya ingin mengirimkan company profile dan portofolio perusahaan kami sebagai bahan pertimbangan Anda agar dapat bekerja sama dengan kami.”

5. ISI E-MAIL

Isi email ini merupakan bagian utama dan paling penting di dalam email resmi. Pada bagian isi email ini sebaiknya sampaikan secara lugas dan jangan bertele-tele sehingga membuat bingung penerima email.

Isi email resmi ini bisa Anda mulai dari menyampaikan informasi yang paling penting terlebih dahulu. Misalnya tujuan Anda menulis email resmi adalah untuk melamar pekerjaan, maka sampaikan maksud Anda pada bagian isi email ini.

Selain itu untuk menyampaikannya jangan terlalu sedikit jumlah katanya, karena ini email resmi bukan SMS yang hanya dibatasi sekitar 160 karakter. Juga jangan terlalu panjang isi email resminya.

​6. FONT dan UKURAN

Juga untuk penggunaan font dan ukurannya perlu kita perhatikan dalam menyampaikan isi email resmi ini. Usahakan pakai font strandar seperti Times New Roman, Tahoma, Cambria atau Arial dan ukurannya jangan terlalu besar dan jangan pula terlalu kecil.
Normalnya antara 12-15 pt untuk ukuran fontnya.

Jenis font ada 2 yaitu Serif dan Sans Serif.
Serif memiliki ciri khusus memiliki garis kaki sebagai hiasan pada font-nya
Sans serif memiliki ciri khusus tanpa garis kaki pada font-nya

​Perbedaan font Serif dan Sans serif

7. Salam penutup

Di awal tadi email resmi kita ada salam pembukanya. Maka kita juga perlu mencantumkan salam penutup dalam email resmi yang kita tulis.

Untuk penutup email resmi kita bisa menggunakan contoh seperti berikut ini :

• Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

• Demikian email dari saya terkait dengan penawaran CCTV.

  Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak tanyakan dengan membalas email ini.

  Atas perhatian dari Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

​8. Signature/Info pelengkap

Untuk email resmi signature ini bisa Anda gunakan bisa juga tidak. Biasanya signature ini hanya berisi informasi tentang jabatan Anda dan juga alamat kantor. Contohnya seperti berikut ini :

Muhammad Sholeh
PT. Kirim Email Indonesia, Tbk
Wisma Monex 9th Floor
Jl. Asia Afrika 133-137, Bandung 40112
Jawa Barat – Indonesia
Phone : [phone]

​Sumber: https://emailkerja.id/blog/cara-menulis-email-resmi.html

Kesimpulan dan Intisari

Dalam menulis surel (surat elektronik) atau e-mail resmi perlu etika dan langkah-langkah yang perlu diperhatikan, diantaranya:
1. Nama email profesional dan jelas
2. Menulis subject atau judul e-mail dengan singkat dan jelas
3. Menuliskan salam pembuka yang sopan dan sesuai waktu
4. Memperkenalkan diri dan maksud e-mail secara singkat
5. Menuliskan isi e-mail secara to the point, jangan terlalu panjang dan singkat
6. Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran yang wajar
7. Lampirkan file-file pendukung yang sesuai dan tidak terlalu besar
8. Tuliskan salam penutup dan ucapan terima kasih
9. Sertakan signature/info pelengkap bila perlu