Phone Equipment

Penggunaan Peralatan Telepon
(Telephone Equipment) di F&B Service

By kayan AdeWima

🎯 Tujuan Pembelajaran:

Setelah pembelajaran ini, siswa diharapkan:

1. Mengenal bagian-bagian dan fitur penting dalam peralatan telepon di F&B.

2. Mampu menggunakan fitur hold, transfer, mute, dan speed dial dengan tepat.

3. Mampu menjaga etika dan profesionalisme dalam penggunaan telepon.

---

🧰 A. Bagian-Bagian Umum pada Peralatan Telepon Digital/Hotel

• Handset: alat yang dipegang untuk berbicara dan mendengar.

• Keypad: tombol angka untuk menghubungi nomor.

• Function Keys: tombol tambahan seperti:

  • Hold

  • Transfer

  • Mute

  • Redial

  • Speaker

  • Speed Dial

🔧 B. Fitur-Fitur Penting dan Cara Menggunakannya

1. 🔢 Speed Dial (Panggilan Cepat)

• Fungsi: Menghubungi nomor penting (dapur, kasir, supervisor, dll) hanya dengan 1 tombol.

• Contoh Penggunaan:

  • Tekan tombol Speed Dial 1 → Langsung tersambung ke kitchen.

  • Sangat membantu saat restoran sibuk.

✅ Tips: Pelajari nomor speed dial yang sudah diprogram (biasanya tertera pada label atau kartu panduan).

2. 🕒 Hold (Menahan Panggilan Sementara)

• Fungsi: Menahan panggilan tamu untuk mencari informasi atau menghubungi bagian lain.

• Cara:

  1. Tekan tombol Hold.

  2. Tamu tidak bisa mendengar saat kamu bicara ke rekan kerja.

  3. Tekan Resume atau angkat handset lagi untuk kembali berbicara.

• Ungkapan Sopan (English):

  “May I put you on hold for a moment, please?”

✅ Tips: Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama! Kembali secepat mungkin.

3. 🔁 Transfer Call (Memindahkan Panggilan)

• Fungsi: Menghubungkan penelepon ke bagian lain.

• Cara:

  1. Tekan Transfer.

  2. Masukkan ekstensi (extension) tujuan.

  3. Tunggu hingga tersambung.

  4. Bicara singkat jika perlu.

  5. Tekan Transfer lagi atau letakkan gagang.

• Ungkapan Sopan:

  “Let me transfer your call to the restaurant manager.”

✅ Tips: Jangan langsung transfer tanpa konfirmasi! Beri tahu penelepon siapa yang akan dihubungkan.

4. 🔇 Mute

• Fungsi: Menonaktifkan suara mikrofon sementara, agar penelepon tidak mendengar suara dari sisi kita.

• Kapan digunakan? Saat ingin mendiskusikan sesuatu sebentar dengan rekan.

✅ Hati-hati: Jangan lupa matikan mute saat kembali bicara!

5. 🔁 Redial / Call Back

• Fungsi: Menghubungi kembali nomor terakhir yang ditelepon.

• Cara: Tekan tombol Redial.

6. 🔊 Speakerphone

• Fungsi: Berbicara tanpa handset, cocok untuk panggilan bersama supervisor atau saat tangan sibuk.

• Gunakan dengan hati-hati: Pastikan ruangan tidak bising agar terdengar jelas.

🗣️ C. Frasa Bahasa Inggris Terkait Penggunaan Fitur Telepon

Fungsi	Ungkapan
Meminta izin menahan panggilan	“Can I place you on hold for a moment?”
Memberi tahu akan transfer	“Let me transfer your call.”
Kembali dari hold	“Thank you for holding. I’m back.”
Tidak bisa mengangkat	“I’m sorry, the manager is not available at the moment.”
Mengulangi nomor	“Could you please repeat the number?”

Dialogue:
Receptionist: Good afternoon, OTC Restaurant. This is Maya speaking. How may I assist you?
Guest: Hello, I’d like to make a reservation for dinner tonight.
Receptionist: Certainly, sir. May I have your name, please?
Guest: It’s Mr. Jonathan.
Receptionist: Thank you, Mr. Jonathan. For how many people?
Guest: For three people, please.
Receptionist: Alright. What time would you like to come?
Guest: Around 7:00 p.m.
Receptionist: Perfect. Your table for three is confirmed for 7:00 p.m. tonight.
Guest: Great, thank you.
Receptionist: You’re most welcome, sir. See you this evening.

Guest: Hello, is your grilled chicken available for takeaway right now?
Staff: Let me check with the kitchen, ma’am. May I put you on hold for a moment?
Guest: Sure, go ahead.
Staff: Thank you. [presses hold button and checks]
(after a few seconds)
Staff: Thank you for waiting, ma’am. Yes, grilled chicken is available now.
Guest: Perfect, thank you!
Staff: You’re very welcome.

✅ Penutup dan Tips

• Latih penggunaan tombol-tombol penting di telepon sungguhan (bisa simulasi).

• Hafalkan ekstensi penting: dapur, kasir, manager.

• Gunakan nada suara ramah, percaya diri, dan profesional.

Open Ended

Saat ingin meneruskan panggilan ke bagian lain, katakanlah: “__________, I will transfer your call to the supervisor.”

Open Ended

Setelah menahan penelepon dengan tombol hold, kita harus kembali dan berkata: “Thank you for __________.”

Open Ended

Kalimat yang sopan untuk menjawab telepon adalah: “__________, this is the restaurant. How may I help you?”

Open Ended

Salah satu kesalahan umum saat mentransfer panggilan adalah tidak __________ penelepon terlebih dahulu.

LET'S DO SOME ROLEPLAYS!

Using the Telephone to Take a Reservation
→ Fokus: Menggunakan telepon untuk menerima reservasi meja.
Peralatan: Telephone set, notepad, pen, reservation form.

• Transferring a Call to Another Department
  → Fokus: Menggunakan tombol transfer dan extension number.
  Peralatan: Telephone with transfer button, intercom system.

• Putting a Guest on Hold Politely
  → Fokus: Menggunakan tombol hold dengan sopan dan profesional.
  Peralatan: Telephone with hold button.

• Making an Internal Call to the Kitchen
  → Fokus: Menghubungi bagian dapur untuk menanyakan pesanan tamu.
  Peralatan: Internal phone system, extension directory.

DISCUSSION
SECTION! SPEAK!