TELEPHONE OPERATOR

TELEPHONE OPERATOR

By Anjar Astuti

LAYANAN DARI TELEPHONE OPERATOR

By Anjar Astuti

Layanan Yang diberikan oleh Telepon Operator antara lain:

1. Menangani/ menjawab sambungan

   telepon masuk (Incoming Call)

2. Menangani/ menjawab telepon keluar

   (Outgoing Call)

3. Memberikan layanan pengiriman dan

   penerimaan faksimile

4. Memberikan layanan akses internet

5. Memberikan layanan bangun pagi

   (Wake-up call/ Morning call)

7. Memberikan layanan informasi (Hotline)

8. Memberikan layanan pemutaran hiburan film dan musik

9. Memberikan layanan komunikasi di

   dalam hotel (House Call)

10. Menangani panggilan telepon darurat

    dan ancaman bom (Emergency Call)

11. Menangani panggilan pesan di hotel

    dan pengaturan parkir kendaraan

    melalui pengeras suara

​Struktur Organisasi Telephone Operator

​PERALATAN TELEPHONE OPERATOR

a. PMBX (Private Manual Branch Exchange) Adalah sistem yang masih mempergunakan sistem manual dimana setiap tamu yang ingin menghubungi seseorang di luar hotel harus menghubungi telepon operator terlebih dahulu.

​

​1. Switch Board

b. PABX (Private Automatic Branch

Exchange) adalah sistem otomatis dimana setiap tamu yang ingin menghubungi seseorang di luar hotel dapat dengan langsung mengadakan

hubungan telepon tanpa harus melaluitelepon operator terlebih dahulu.

​

​Switch Board

digunakan untuk menyampaikan

pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).

​

​2. Telepon

Merupakan alat telekomunikasi yang memiliki kemampuan untuk menerima telepon, membuat panggilan telepon, menerima tulisan / gambar dan mengirim tulisan/gambar melalui kabel atau

jaringan radio.

​

​3. Faximile

​4. Head Set

​5.Jam DinDING

​6.Komputer dan printer

​Mencari informasi tentang nomor kamar dan nama tamu, nomor telepon penting maupun kegiatan hotel hari ini.

​7.Stop watch dan kalkulator

​Untuk menghitung secara manual

biaya penggunaan telepon dan Faximile yang digunakan oleh tamu.

​8.Buku Telepon (Telephone Directory)

​Berisi informasi

nomor - nomor telephone dan

alamatnya.

​9.Alat Tulis Kantor

​10.Binder/Ordner

​Digunakan untuk menyimpan arsip/ file.

​Formulir Telephone Operator

​1. Telephone Bill/Telephone Chi /Telephone Voucher

​Formulir yang digunakan untuk menghitung biaya telepon

​1. Telephone Control Sheet / Summary of Telephone/Faximile

​digunakan untuk

mencatat hasil pendapatan telepon dan Faximile dalam satu hari yang merupakan rekapan dari telepon / faximile bill.

​1. Message form

​Formulir yang digunakan untuk

mencatat pesanan tamu melalui

telepon.

​1. Wake up call form

​Form yang digunakan untukmencatat waktu, nama dan nomor kamar tamu yang minta dibangunkan.

cara berkomunikasi di telepon dengan tata krama yang baik dan benar memberikan citra perusahaan yang positif

​Sopan Santun Bertelepon

Mengelola Telepon Masuk

​Teknik dasar yang harus diperhatikan dalam menjawab telepon:

1. Tempatkan pemancar telepon sejajar dengan bibir anda, berjarak sekitar 2 jari dari mulut

2. Bicaralah dengan jelas, suara diatur dengan baik

3. Bicaralah dengan sopan dan hargailah orang lain.

4. Akhiri pembicaraan jika maksud dan tujuan menelepon sudah dicapai.

Sopan santun bertelepon:

1. Jawablah telepon dengan cepat (maksimal 3 kali dering)

2. Beritahukan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda sendiri.

3. Berikan salam pada penelpon dengan ramah.

4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut

5. Jadilah orang yang penuh perhatian.

Sopan santun bertelepon:

6. Jika anda memerlukan waktu untuk mencari informasi, tanyakan pada sang penelpon apakah dia

7. Jika terdapat gangguan atau penundaan mintalah maaf, jelaskan permasalahannya dan tawarkan jalan keluar yang memungkinkan.

8. Berilah kesempatan untuk penepon menutup telepon

   terlebih dahulu

Larangan Dalam Bertelepon

1. Mengguman atau berbicara dengan suara lesu. Mengunyah

   sesuatu atau makan, minum, merokok waktu menerima telepon.

2. Membiarkan seseorang menunggu terlalu lama karena kita berbicara kepada orang lain.

3. Berbicara terlalu keras atau terlalulemah atau bernafas dalam-dalamterlalu keras, atau mengeluh di mulut telepon.

4. Memakai telepon untuk pembicaraan pribadi.

5. Berbicara atau bercanda dengan orang lain.

Untuk menghindari kesalahan dalam

pengejaan atau penyebutan nama

tamu, terutama dalam menanganitamu asing.

​

​Standart Pengejaan Abjad (Hotel Spelling Board)

Informasi Tentang Hotel

1. Tarif

2. Promosi

3. Fasilitas

4. Atraksi local

Teknik Penjualan di Telepon

1. Up Selling : strategi penjualan di mana penjual mencoba meyakinkan pelanggan untuk membeli produk atau layanan yang lebih mahal, lebih baik, atau lebih lengkap dari yang awalnya mereka inginkan

2. Cross Selling : strategi pemasaran di mana penjual menawarkan produk atau layanan tambahan kepada pelanggan yang terkait dengan pembelian awal mereka.

​PERHITUNGAN DAN CARA PEMBAYARAN TELEPON

2 macam sistem perhitungan biaya telepone yaitu:

1. Sistem per 3 menit pertama

   Biaya dihitung paling sedikit pada 3 menit pertama dan perhitungan selanjutnya ditambah biaya per menit.

2. Sistem per 1 menit

   Perhitungan biaya telepon per menit.