Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Usted ha planificado con los miembros de su equipo las Olimpiadas en su ciudad y cuenta con total apoyo de las autoridades gubernamentales. Durante la fase de ejecución del proyecto ingresan nuevos miembros a su equipo y empiezan a atravesar por varios conflictos que están poniendo en riesgo el éxito del proyecto. ¿Qué es lo mejor que podría hacer?

• Mantener comprometidos a los miembros del equipo que realizaron la planificación para que ellos sean quienes completen el proyecto durante la ejecución

• Retener información a los nuevos miembros del equipo hasta no estar completamente seguro que no va a equivocarse

• No considerar nuevas ideas innovadoras de los miembros del equipo, si no fueron consideradas esas ideas en la etapa previa de planificación

• Mantener a todos los interesados informados, especialmente cuando el cumplimiento de compromisos está en riesgo

En un proyecto de elaboración de teclados virtuales para computadoras te acaban de nombrar como director de proyecto. Mientras revisas el estado actual del proyecto descubres que un miembro del equipo no está respetando las normas de calidad establecidas por la compañía para el armado de teclados. ¿Cuál es la mejor forma de comunicarte con esta persona para solucionar el problema?

• Formal escrita

• Informal verbal

• Formal verbal

• Informal escrita

Frases tales como "estás loco, eso nunca lo hemos realizado antes" o "eso va a ser carísimo" o "ni lo sueñes, es imposible de realizar", son ejemplos de:

• Comunicación interactiva

• Retroalimentación

• Generadores de conflicto

• Ruidos o bloqueadores

Eres el director del proyecto para la remodelación de una escuela rural. Para lograr un proyecto exitoso será muy importante tener una comunicación fluida con el Cliente (Directora de la escuela). ¿Por qué será tan importante una buena comunicación entre estos interesados?

• La Directora completará una encuesta de satisfacción sobre el desempeño del trabajo del director del proyecto

• La Directora no comprende la terminología moderna de gestión de proyectos, por lo que deberá ser educada

• A pesar que el alcance del proyecto está detallado en el contrato, la comunicación entre los interesados facilitará la comprensión de los objetivos

• Se evitarán los ruidos de la comunicación entre receptor y emisor

El director del Proyecto XYZ está informando a los interesados, internos y externos, sobre el desempeño del proyecto. En el informe se presenta el estado actual en relación a las siguientes restricciones: alcance, tiempo y costo. Este es un informe de:

• Estado

• Series de tiempo

• Valor ganado

• Progreso

Ya ha finalizado la etapa de planificación del proyecto "Autopista" y se está en la fase de ejecución de la carretera. Al momento de distribuir la información se siguieron las pautas establecidas en el plan de gestión de las comunicaciones. El plan original establecía utilizar hormigón elaborado para toda la carretera. Sin embargo, se decidió que para un pequeño tramo de esta carretera se utilicen otros materiales. Todos los involucrados fueron informados de este cambio. Sin embargo, un contratista le informa al director del proyecto que a él nunca le informaron sobre la necesidad de utilizar nuevos materiales, por tal motivo siguió utilizando el mismo hormigón que establecía el plan original. ¿Qué debería hacer el director del proyecto?

• Identificar los ruidos entre el emisor y el receptor que dañaron la comunicación

• Analizar el plan de gestión de las comunicaciones y hacer las revisiones necesarias

• Determinar por qué el contratista no recibió la información

• Preguntar al patrocinador por qué el contratista no entendió su responsabilidad

Entre el director del proyecto y los miembros de su equipo existe comunicación no verbal al momento de instalar antenas satelitales. El director de proyecto está utilizando expresiones faciales, gestos con las manos y movimientos corporales. Aproximadamente, ¿qué porcentaje de comunicación es no verbal en este proyecto?

• Menor a un 10%

• Cercano al 20%

• Entre un 20% y un 30%

• Más del 50%

Las siguientes acciones del director del proyecto en su rol de emisor de un mensaje forman parte de una comunicación efectiva, a EXCEPCIÓN de:

• Codificar el mensaje en forma cuidadosa

• Seleccionar el método más apropiado para enviar la información

• Decodificar el mensaje en forma cuidadosa

• Verificar que el mensaje fue comprendido

El director del proyecto es responsable de los informes de desempeño durante la ejecución. En un proyecto de piscicultura para desarrollar una nueva variedad de peces, que utiliza oficinas virtuales, los siguientes son ejemplos de informes de desempeño a EXCEPCIÓN de:

• Estado actual de los riesgos

• Resumen de los cambios aprobados

• Porcentaje de avance de los entregables

• Lecciones aprendidas

Estas trabajando como director de proyecto en una empresa de telecomunicaciones. Durante los últimos días te has dedicado a identificar cuáles son las necesidades de comunicación de los interesados del proyecto. ¿Qué habrás completado cuando termines con esta etapa de planificación?

• Requisitos de infraestructura de comunicación

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Análisis de los interesados

• Sistema de distribución de la información