Pendalaman Materi OTKP Bag. 4

Pimpinan meminta sekretaris untuk mengirim dokumen ke luar kota. Dokumen tersebut harus sampai saat itu juga dengan biaya yang murah. Maka media komunikasi yang tepat adalah

• Surat

• E-mail

• Telegram

• Faksimili

• Telepon

Berikut adalah jenis arsip :

1) Fisiknya berbentuk

2) Fisiknya tidak berbentuk

3) Inventory record

4) Personal record

5) Dinamis

6) Statis

Dari data diatas yang termasuk kedalam jenis arsip dari segi fungsinya adalah…

• 1 dan 2

• 3 dan 4

• 5 dan 6

• 1 dan 3

• 4 dan 6

Pada saat anda menerima telepon, ada tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan, maka untuk mengakhiri percakapan telepon sebaiknya anda mengucapkan …. Dan apabila pembicaraan sudah berakhir dan dapat ditutup, tutuplah pembicaraan tersebut dengan ucapan “terima kasih” dan salam

• “Maaf Pak Agus, ada seorang tamu yang sedang menunggu di ruang tamu yang harus segera saya layani”

• “pak agus saya ada tamu menunggu di ruang tamu tolong tutup teleponnya”

• “saya tutup teleponnya ya pak ada tamu yang sedang menunggu saya di ruang tamu”

• “teleponnya nanti saya sambung lagi ya pak agus, ada tamu yang sedang menunggu di ruang tamu”

• “Telepon lagi nanti ya pak, saya mau menerima tamu dulu. Terima kasih”

Anda diminta pimpinan untuk melakukan kunjungan kerja ke perusahaan cabang yang berada diluar kota, surat dinas yang menerangkan hal tersebut adalah…

• Surat tugas

• Surat pemberitahuan

• Surat undangan

• Surat Keterangan

• Surat kuasa

Perhatikan gambar dibawah ini!

Gambar tersebut memiliki fungsi…

• Memberi judul pada map/folder yang diletakkan pada guide

• Membantu memfiling serta merapihkan dokumen

• Sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deret folder/arsip

• Membubuhkan nomor pada lembar dokumen

• Menyimpan arsip/dokumen berharga

Perusahaan Mandala yang beralamat di Tangerang memiliki relasi yang tersebar dibeberapa daerah di Indonesia seperti di Bali, Aceh, Surabaya, dan Kalimantan. Maka sistem kearsipan yang paling tepat digunakan oleh perusahaan oleh perusahaan Mandala adalah…

• Sistem wilayah

• Sistem tanggal

• Sistem abjad

• Sistem nomor

• Sistem subjek

Dalam menangani surat masuk dengan sistem buku agenda langkah-langkahnya adalah …

• Pencatatan surat, penyortiran surat, penerimaan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat

• Penerimaan surat, penyortiran surat, Pencatatan surat,pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat

• Penyortiran surat, penerimaan surat, Pencatatan surat, pengarahan surat, penyimpanan surat , penyampaian surat

• Penerimaan surat, Pencatatan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyortiran surat, penyimpanan surat

• Penerimaan surat, penyortiran surat, Pencatatan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat, pengarahan surat

Perhatikan urut-urutan langkah pemusnahan arsip secara acak di bawah ini!

1) Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip

2) Penilaian oleh panitia penilai arsip

3) Pembentukan panitia penilai arsip

4) Penyeleksian arsip

5) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan arsip

6) Pelaksanaan pemusnahan arsip

7) Pembentukan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan

Dari data di atas urutkan langkah atau prosedur pemusnahan arsip yang benar adalah…

• 3,4,6,7,1,5,2

• 3,5,6,7,1,2,4

• 3,4,7,2,1,5,6

• 4,3,7,2,1,5,6

• 4,2,1,3,5,6,7

Seorang PNS yang berpendidikan akhir strata I melaksanakan tugas belajar atau melanjutkan tingkat pendidikannya ke tingkat strata II, saat pendidikannya selesai PNS tersebut diberikan kenaikan pangkat ….

• pilihan

• istimewa

• reguler

• pengabdian

• anumerta

PT hakim Sejahtera membutuhkan seorang manajer marketing, untuk memenuhi kebutuhan tersebut Direktur mengangkat kenalannya untuk menempati posisi itu. Pengangkatan atau perekrutan tersebut menggunakan sistem …

• sistem ruang lingkup

• sistem kawan

• sistem sama

• sistem kecakapan

• sistem kolusi