Ley 594 de 2000

Un archivo público es:

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades entidades privadas que se deriven de la prestación de un servicio público

• Conjunto de documentos pertenecientes a cualquier entidad, ya sea pública o privada

Tabla de retención documental es:

• Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Directrices que debe seguir una organización para la codificación de sus documentos

• Lineamientos establecidos para controlar los documentos en una organización

• Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad de un documento

Los principios generales que rigen la función archivística son:

• Fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad

• Responsabilidad, dirección y coordinación de la función archivistica, administración y acceso, racionalidad, modernización

• Función de los archivos, manejo y aprovechamiento de archivos, interpretación

• Fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de archivos, interpretación

Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

• Archivo general de la nación, archivo general del departamento y archivo general del municipio

• Archivo general de la nación, archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito

• Archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito

• Archivo general de la nación, archivo general del departamento, y archivo general del distrito

La gestión de documentos incluye:

• Programas de gestión documental, validez de la codumentación, procesos archivisticos

• Obligatoriedad de las tablas de retención, inventario documental, reglamentación de documentos emitidos por entidades privadas que presten servicios públicos

• Formación de archivos, obligatoriedad de las tablas de retención, programas de gestión documental, validez de la codumentación, procesos archivisticos

• Formación de archivos, obligatoriedad de las tablas de retención, inventario documental, reglamentación de documentos emitidos por entidades privadas que presten servicios públicos

El control y vigilancia de los documentos abarca los siguientes aspectos:

• Visitas de inspección, prevención y sanción, normalización

• Prevención y sanción, normalización, órgano competetente

• Visitas de inspección, órgano competetente, prevención y sanción, normalización

• Visitas de inspección, órgano competetente, prevención y sanción,

LA conservación de documentos incluye los siguientes aspectos:

• Conservación de documentos

• Calidad de los soportes

• Conservación de documentos en nuevos soportes.

• Reproducción de documentos.

Archivo es:

• “Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad

• Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere el medio en que ha producido

• Uno o mas conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulados por una persona o institución

¿Qué entiende por Gestión Documental?

• Conjunto de actividades administrativas para facilitar la utilización de la información.

• Actividades técnicas para el manejo de los procesos de la gestión electrónica.

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.

• Instrumento archivístico que documenta los procesos de la gestión documental

• Ninguna de las anteriores

Es el archivo en donde se contienen los documentos, que aun están en algún tipo de procedimiento actual

• Archivo central

• Archivo de gestión

• Archivo histórico

• Archivo físico