Evaluación de conocimientos - Conservación de documentos

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1. ¿Qué es Gestión Documental?

• Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

2. ¿Qué es conservación de documentos?

• Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

• Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

• Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

• Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Los factores (a)   , involucra todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental, Temperatura, Humedad Relativa, Luz, Contaminantes atmosféricos, Polvo, por fluctuaciones degradan los documentos, debilitamiento y pulverización de los soportes, reblandamiento de encolados, manchas, deformación de los soportes fragilidad, perdida de resistencia estructural, decoloración de los soportes y registros, acumulación de suciedad y oxidación.

Los factores (a)   , interactuando con los anteriores aparecen los agentes biológicos (Microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan, ocasionando, errores superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros.

Los factores (a)   , alto riesgo de pérdida total de los documentos, por falta de programas de prevención, detección y control en caso de desastres, principalmente por incendios, terremotos e inundaciones

Los factores (a)   , se constituye en el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. El uso indiscriminado de deficientes medios de agrupación (Clips, ganchos de cosedora, etc.) unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.) y deposito; ausencia de programas de mantenimiento, malas manipulaciones y algunas acciones de tipo vandálico. Abarcan desde deterioros de tipo fisico-mecanico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentación, abrasiones, inscripciones, entre otros) físico químico (hidrolisis acida, oxidación, entre otros).

¿Qué son unidades de conservación?

• Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

• Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e Identificación.

• Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

• Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Mencione 3 unidades de conservación:

¿Qué traduce la sigla EPP?