Proceso Gestión Documental

Se entiende como producción documental a

• Investigar normativa relacionada con planeacion estrategica

• Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

• La misión y visión empresarial

• Elaborar contratos dentro de las empresas

La Ley 594 de 2000, establece

• La ley general de servicio al cliente

• La ley para el control y vigilancia documental

• La ley para la producción documental

• La ley general de archivos

La distribución de documentos se define como:

• Asignación de un número consecutivo a los documentos

• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

• Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

La conservación de documentos se define como:

• Elaboración de inventarios documentales.

• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

• Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

• Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia

El archivo de gestión:

• Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente

• Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

• Es la unidad de correspondencia

• Tramita los documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.