UH-2 Prosedur Surat Masuk

Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat….

• Niaga

• Dinas Pemerintah

• Dinas Swasta

• Pribadi

Surat sangat rahasia terdiri dari … amplop

• 5

• 4

• 3

• 2

Surat penawaran, Surat pesanan merupakan contoh dari surat….

• Sangat Segera

• Surat Biasa

• Surat Kilat

• Surat Segera

Jenis-jenis surat berdasarkan sifat surat ada….

• 5

• 4

• 3

• 2

Ciri-ciri surat penting yang diterima dikantor, kecuali..

• Penutup surat berisi kalimat harapan agar cepat mendapat balasan, misalnya : kami harap Saudara cepat menanggapi surat permohonan kami

• Terdiri dari 3 sampul

• Perlu ditindak lanjuti , misalnya untuk menanggapi surat pengaduan

• Jika terlambat diproses akan merugikan organisasi/perusahaan, misalnya tentang surat permintaan kerjasama yang lama dikonfirmasi

yang perlu diteliti pada saat pembukaan surat adalah...

• Ada/tidaknya hubungan surat sekarang dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip

• Perlu mengetahui seberapa penting surat yang diterima, apakah surat tersebut termasuk surat biasa, penting, sangat penting (segera/rahasia)

• Perlu tidaknya penyampaian ke bagian lain

• Jika hilang perlu dicari gantinya , misalnya hilangnya surat perjanjian

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, kecuali...

• Jenis surat

• Informasi yang tercantum dalam surat

• Tujuan/alamat surat

• Manfaat surat

Hal-hal yang harus dilakukan oleh staf administrasi kantor/sekretaris jika lampiran surat hilang adalah

• Melaporkan ke pihak berwajib

• Mencari keberadaannya

• masukkan surat tersebut ke dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian staf administrasi kantor/sekretaris.

• Tidak menghiraukan lampiran tersebut

Buku yang digunakan untuk mencatat surat sebagai bukti pengiriman surat disebut

• Buku verbal

• Buku Agenda

• Buku Ekspedisi

• Buku Folio

yang dimaksud dengan buku ekspedisi intern adalah...

• Buku yang digunakan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan

• Buku yang digunakan sebagai alat pengingat

• buku catatan yang menunjukkan bukti dalam penyampaian surat didalam organisasi kepada pejabat/bagian lain

• Buku yang digunakan untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan