systemy kancelaryjne instrukcja kancelaryjna

Spis spraw to:

• narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

• uporządkowany zbiór danych, na których jest zapisana dokumentacja

• Narzędzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów lub formularz

  w postaci papierowej albo spis elektroniczny, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

• Forma dokumentacji powstała w wyniku działalności firmy, urzędu lub innego podmiotu, utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej ( zapisana na papierze, coraz częściej w formie elektronicznej)

Instrukcja kancelaryjna to:

• instrukcja wykorzystywana przy planowaniu umieszczenia w przestrzeni jednostki organizacyjnej komórek, które wykonują czynności kancelaryjne

• Zestawienie planów dokumentów, projektów, rysunków, kosztorysów, harmonogramów, opisów technicznych i technologicznych oraz podobnych dokumentów dotyczących według określonego wzoru

• zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).

• zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

  jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

Materiały archiwalne to:

• do tej kategorii zaliczymy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są wieczyście.

• do tej kategorii zaliczymy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy. Okres przechowywania jest określony i po tym okresie podlegają niszczeniu.

• wszystkie akta wytworzone w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych

• dokumentacja przechowywana w składnicy akt i archiwum zakładowym

Symbolem "B" oznaczamy:

• dokumentację i materiały archiwalne przechowywane w składnicy akt

• dokumentację przeznaczoną do ponownej ekspertyzy

• dokumentację niearchiwalną o czasowym okresie przechowywania

• materiały archiwalne

Wykaz akt to:

• uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej

• usystematyzowany zbiór haseł według którego rejestruje się sprawy, łączy się je w grupy, a następnie jednostki kancelaryjne, układa się akt spraw zakończonych i porządkuje się akta w archiwum bieżącym

• narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju

• zbiór przepisów normujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych raz postępowania z dokumentacją od chwili

  jej powstania (lub wpływu) do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

Dokumentację dzielimy na:

• trwałą i nietrwałą

• historyczną i bieżącą

• pisaną i niepisaną

• materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym:

• rejestruje się każde wpływające i wypływające z jednostki pismo

• rejestruje się sprawę nie pojedyncze pismo

• rejestruje się pierwsze pismo wszczynające sprawę

• nie ma potrzeby rejestrowania pism

Taka sygnatura

KG-022-6/2020

występuje w systemie:

• mieszanym

• dziennikowym

• bezdziennikowym

Żeby usprawnić przepływ dokumentacji w firmie należy opracować

• Regulamin BHP

• Zalecenia naprawcze

• Instrukcję kancelaryjną

System kancelaryjny ułatwia zarządzanie dokumentacją

• Prawda

• Fałsz