تابع وحدة السكرتارية ومكننة العمل المكتبي

عملية اعداد قوائم باسماء وعناوين الوثائق والمستندات المطلوب حفظها بما يكفل استرجاع اي ملف بأقل جهد واسرع وقت

• التصنيف

• فهرسة الملفات

• المراسلات

• معالجة المعلومات

هو النظام الذي يحدد طريقة تصنيف وترتيب الملفات وحفظها وطريقة الوصول اليها

• الفهرس

• التصنيف

• معالجة المعلومات

• المراسلات

عددي اهداف فهرسة الملفات ؟

عددي انواع فهرسة الملفات

هو عبارة عن دفتر يخصص عدد من صفحاته لكل حرف من الحروف الابجدية

• فهرس البطاقات

• الفهرس المنظور

• فهرس الصفحات او فهرس السجل

• الفهرس المطبوع

هي بطاقة متخصصة تعد لكل ملف يكتب بها رقم الملف وعنوانه

• فهرس المنظور

• فهرس البطاقات

• فهرس الصفحات

• فهرس الاوراق السائبة

يتم فيه وضع بطاقات الفهرس في اطار من المعدن او البلاستيك يتحرك في درج مخصص

• فهرس البطاقات

• فهرس الصفحات

• الفهرس المنظور

• الفهرس المطبوع

وهو سجل ثابت يحتوي على ارقام الملفات وموضوعها طبقا لطريقة التصنيف المتبعة

• الفهرس المنظور

• فهرس الصفحات او السجل

• الفهرس المطبوع

• فهرس البطاقات

يتكون من اوراق سائبة ويمكن نزعها واضافة اوراق جديدة بدلا عنها

• فهرس المطبوع

• فهرس الاوراق السائبة

• فهرس البطاقات

• فهرس الصفحات او فهرس السجل

حيث يمكن عرض البيانات المطلوبة على شاشة الجهاز وذلك بعد ادخال البيانات وتخزينها في البرنامج الخاص بالفهرسة

• برامج الفهرسة في الحاسب الالي

• الفهرس المطبوع

• فهرس البطاقات

• فهرس الاوراق السائبة