تابع : الوحدة الثانية السكرتارية ومكننة العمل المكتبي

ماأهمية البريد للمنظمة ؟

عددي اجراءات البريد الوارد ؟

عددي اجراءات البريد الصادر ؟

عددي اجراءات المكالمات الهاتفية

هناك عدة قواعد يجب على السكرتير مراعاتها حتى يدير المكالمات الهاتفية بمثالية وفاعلية ؟

هو الدليل الذي يسجل فيه السكرتير الارقام التي يتم الاتصال بها بشكل مستمر ، ويحتوي على ارقام تخص العمل وارقام شخصية للمدير ، ويمكن ان يكون ورقي ويمكن ان يكون باستخدام برامج حاسوبية

• دليل الهاتف المنظمة

• دليل الهاتف الخاص

• دليل الهاتف العام

تصدرها بالعادة المنظمات الكبيرة ، وهو دليل يحتوي على هواتف ادارات واقسام وفروع المنظمة ، ويحتوي على التحويلة الداخلية للموظف والرقم المباشر

• دليل الهاتف الخاص

• دليل الهاتف العام

• دليل هاتف المنظمة

يستخدمها السكرتير في حال من يرغب في مكالمة المدير ويكون ذلك اثناء وجود المدير خارج مكتبه او لانشغال المدير في اجتماع

• تحويل المكالمات

• تنظيم المواعيد

• نموذج مذكرة هاتف

يجب على السكرتير قبل تحويل المكالمات الى المدير مراعاة الاتي

صح او خطأ

يجب على السكرتير سرعة اغلاق خط الهاتف بمجرد الانتهاء من تقديم الخدمة للمتصل