Conceptos básicos archivo

Palabra que tiene múltiples acepciones, pues de puede ver como un lugar destinado al almacenamiento de documentos, como una institución prestadora de servicios o un conjunto de documentos generados en el desarrollo de actividades o funciones

• Archivo

• Documento

• Ciclo vital

• Copia

Podemos definir el ciclo vital del documento como etapas sucesivas por las que atraviesa el documento desde que se recibe o se crea y hasta su finalidad.

• Verdadero

• Falso

La gestión documental es:

• Un conjunto de actividades administrativas y técnicas,

• tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades

• Desde su origen hasta su destino final

• Con la intención de facilitar su utilización y conservación.

El archivo de gestión es:

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa

• Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

• Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Archivo al cual deben transferirse documentos que deben conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

El archivo central es:

• Archivo al que deben transferirse documentos que deben conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

• Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo privado Es:

• Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

• Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

El archivo histórico es:

• Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

• Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa

• Ninguna de las anteriores.

Dentro de la finalidad de los archivos tenemos las siguientes:

• Para la administración, la entidad o persona generadora del archivo

• Para los ciudadanos, especialmente en los archivos públicos

• Para la investigación y la función cultural

• Para describir los documentos y la información

Dentro de las funciones de los archivos encontramos: Complete la definición.

(a)   y servir los documentos administrativos, para que sea de utilidad tanto en la gestión administrativa en la oficina, como en la toma de decisiones.

Los archivos que se deben conformar en una empresa o institución son de acuerdo al ciclo vital. Seleccione varias opciones

• Archivo de Gestión

• Archivo Central

• Archivo Central

• Ninguno de los anteriores