ULANGAN HARIAN PERTEMUAN/ RAPAT

Bapak Gunawan Pimpinan PT. Samudra Jaya yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, beralamat di Jalan Krakatau No.64 Bandung ingin mengadakan rapat karena penjualan yang menurun dibandingkan dengan bulan sebelumnya. Beliau ingin mengetahui penyebab dari menurunnya penjualan. Kasus tersebut adalah dasar persiapan rapat dengan pertanyaan 5W + 1 H. Pertanyaan manakah yang sesuai dengan kasus di atas?

• What

• When

• Why

• Where

• Who

Diana Rahmawati Sekretaris PT. Samudra Jaya yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, beralamat di Jalan Krakatau No.64 Bandung ingin membuat surat undangan rapat untuk 20 orang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word untuk meringankan pekerjaan yaitu membuat 1 surat dengan alamat yang berbeda. Fasilitas apakah yang digunakan untuk pekerjaan tersebut?

• References

• Email

• Mail Merge

• Page Layout

• Print Preview

Diana Rahmawati Sekretaris PT. Samudra Jaya yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, beralamat di Jalan Krakatau No.64 Bandung akan menyiapkan daftar hadir rapat dengan beberapa kolom. Kolom apa sajakah yang biasanya ada pada format daftar hadir?

• Nomor urut, Nama, Alamat, No. Handphone

• Nomor urut, Nama, Alamat, Tanda tangan

• Nomor urut, Keterangan, Alamat, No. Handphone

• Nomor urut, Nama, Jabatan/Bagian, Tanda tangan

• Nomor urut, Nama, Keterangan, No. Handphone

Diana Rahmawati Sekretaris PT. Samudra Jaya yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, beralamat di Jalan Krakatau No.64 Bandung akan menyiapkan ruang rapat yang dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Ruang rapat dengan gaya apakah yang disiapkan oleh Sekretaris?

• Gaya klasikal

• Gaya Huruf U

• Gaya Meja Bundar

• Gaya Workshop

• Gaya Konferensi

Di sebuah situasi rapat, Bapak Angga sebagai Pimpinan memberikan pendapat tentang solusi pemecahan terhadap masalah penjualan komputer yang menurun dengan cara meningkatkan biaya iklan dan memaksa peserta rapat untuk menyetujui keputusannya tersebut, walaupun sebenarnya sebagian besar karyawan menolak dengan alasan penghematan. Menurut pendapat Anda, tipe pemimpin rapat yang bagaimanakah Bapak Angga?

• Otoriter

• Pemberi Ide

• Demokratis

• Laizess-faire

• Pemberi semangat

Pada suatu rapat ada 2 kubu yang berbeda pendapat yang mengarah terjadi bentrokan karena masing-masing kubu merasa pendapat mereka yang paling benar. Ketika dua kubu semakin sengit berpendapat, muncul Bapak Gunawan peserta rapat lainnya yang menjadi penengah dan menyarankan agar kedua kubu tersebut sama-sama mencari solusi terbaik. Dari kasus tersebut, termasuk tipe peserta rapat apakah Bapak Gunawan?

• Tipe Penyerang

• Tipe Pendengar

• Tipe Pemberi Semangat

• Tipe Inisiatif

• Tipe Pemersatu

Diana Rahmawati pada saat rapat bertugas sebagai seorang notulis, diberikan intruksi oleh pimpinan perusahaan agar hasil rapat diketahui seluruh peserta rapat yang hadir maupun yang tidak hadir. Tahapan akhir dari pembuatan notula agar seluruh peserta rapat mengetahui hasil rapat dengan pimpinan yaitu….

• Diringkas

• Ditandatangani oleh pimpinan

• Dikoreksi kembali

• Dicatat

• Digandakan dan dibagikan

Setelah selesai mencatat semua notula, dengan berbagai masukan, ide saran dan kritik dari peserta rapat, tugas notulis selanjutnya adalah menarik garis besar bahasan rapat. Kemampuan notulis dengan situasi tersebut yaitu….

• Menguasai bahasa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

• Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

• Menguasai metode pencatatan secara sistematis

• Menguasai metode pengolahan data

• Menyimpulkan hasil rapat

Diana Rahmawati pada saat rapat bertugas sebagai seorang notulis, beliau mencatat tahapan rapat sesuai dengan urutan-urutan pelaksanaan rapat sesuai dengan susunan acara rapat. Dari kasus tersebut kita bisa melihat gambaran keahlian yang harus dimiliki notulis salah satunya yaitu…

• Menguasai bahasa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

• Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

• Menguasai metode pencatatan secara sistematis

• Menguasai metode pengolahan data

• Menyimpulkan hasil rapat

Diana Rahmawati Sekretaris PT. Samudra Jaya yang bergerak dalam bidang penjualan komputer, beralamat di Jalan Krakatau No.64 Bandung akan menyiapkan rapat membahas penurunan omzet penjualan bulan ini, maka sebagai bahan materi untuk rapat sekretaris melihat notula rapat yang lalu untuk informasi yang akurat.Dari kasus di atas kita dapat melihat fungsi pentingnya notula rapat sebagai…..

• Alat Bukti

• Dokumen Rapat

• Alat pengingat untuk peserta rapat

• Sebagai informasi peserta rapat yang tidak hadir

• Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya