8.1 ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ

Tμήμα της επιχείρησης στο οποίο συλλέγεται, ταξινομείται και διατηρούνται τα έγγραφα και το γραφειακό υλικό της επιχείρησης

• Τιμολόγιο

• Αρχείο

• Συμβόλαιο

• Κατάλογος

Σκοπός του αρχείου

• Η συγκέντρωση και τακτοποίηση όλων των εγγράφων που κυκλοφορούν στην επιχείρηση

• Να διατηρήσει και να φυλάξει τις πληροφορίες και να τις προστατεύει από κινδύνους

• Να προσφέρει τη δυνατότητα γρήγορης πληροφόρησης

• Όλα τα παραπάνω

Τα αρχεία που περιέχουν πληροφορίες για άλλα αρχεία και τις διευθύνσεις τους

• αρχεία προγραμμάτων

• Αρχεία κειμένου

• Αρχεία δεδομένων

• Αρχεία κατάλογοι(directories)

Όταν η αλληλογραφία διεξάγεται μεταξύ των κρατικών αρχών και των εκπροσώπων τους (πρεσβευτών, διπλωματών) ή μεταξύ κρατών ή διεθνών οργανισμών ονομάζεται:

• Δημόσια ή κρατική

• Διοικητική

• Διπλωματική

• Ιδιωτική

Η επιστολή που απευθύνεται από την επιχείρηση προς το ευρύτερο κοινό της (πελάτες, καταναλωτές. μέτοχοι, προσωπικό, τύπος κλπ.) με σκοπό να του γνωστοποιήσει ένα θέμα επιχειρησιακού ενδιαφέροντος

• Εγκύκλιος

• Συνήθης ή ελεύθερη

• Πλήρως τυποποιημένη

• Επίσημη

Στις διεθνείς κυρίως αγοραπωλησίες εμπορευμάτων συμφωνείται μεταξύ των συμβαλλομένων η πληρωμή του εμπορεύματος να γίνει με ενέγγυα πίστωση

• Σωστό

• Λάθος

Η τράπεζα υποχρεούται να καταβάλει το αναγραφόμενο ποσό μόνον εφόσον έχουν πληρωθεί οι συμφωνηθέντες όροι

• Εγγυητική επιστολή σε πρώτη ζήτηση

• Εγγυητική επιστολή υπό όρους

Ένα απλό έγγραφο το οποίο συνοδεύει άλλα έγγραφα που πρέπει να αποσταλούν από τη μια υπηρεσία ή από το ένα τμήμα στο άλλο

• Επιστολή

• Δήλωση

• Εξουσιοδότηση

• Διαβιβαστικό

Το έγγραφο εκείνο στο οποίο τα ενδιαφερόμενα μέρη δεσμεύονται με την υπογραφή του στην εκδήλωση ορισμένων ενεργειών ή στην εκπλήρωση ορισμένων υποχρεώσεων σύμφωνα με ορισμένους όρους που με σαφήνεια και ακρίβεια πρέπει να περιγράφονται στο έγγραφο

• Εξουσιοδότηση

• Σύμβαση

• Δήλωση

• Διαβιβαστικό

Είναι σύμβαση (συμφωνία) με την οποία άλλο πρόσωπο, εκτός από τον οφειλέτη, αναλαμβάνει έναντι του δανειστή την ευθύνη να καταβληθεί η οφειλή

• Αναφορά

• Υπεύθυνη δήλωση

• Εξουσιοδότηση

• Εγγυητική επιστολή