KD 3. 20 Menerapkan Penyimpanan Dokumen Humas Keprotokolan

Dilihat dari fungsinya, kearsipan diartikan sebagai ….

• Suatu alat untuk menyimpan surat/dokumen perusahaan

• Kegiatan menyimpan dokumen penting yang masih digunakan

• Suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

• Kumpulan catatan mengenai surat masuk/keluar yang terjadi pada periode tertentu

• Proses menerima surat hingga tersimpan dengan sistem tertentu

Arsip dapat dibedakan menjadi 4 macam, surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga merupakan contoh dari macam arsip …

• Pendidikan

• Pemasaran

• Kepegawaian

• Keuangan

• Asuransi

Berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya macam-macam penggolongan arsip terdiri dari …

• Surat/dokumen/warkat

• Mikro film, disket, flash disk, compact disk

• Arsip in-aktif dan arsip aktif

• Lembaran kertas surat masuk dan surat keluar

• Arsip in-aktif dan arsip aktif

1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.

(2) Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola

(3) Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Di atas merupakan prosedur penanganan arsip dengan asas …

• Sentralisasi

• Desentralisasi

• Gabungan

• Demokrasi

• Monarki

Kearsipan memiliki norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan yang diatur dalam Undang-Undang ….

• Nomor 34 Tahun 1999

• Nomor 43 Tahun 2009

• Nomor 29 Tahun 1999

• Nomor 19 Tahun 2019

• Nomor 34 Tahun 2009

Prosedur buku agenda, terdiri dari dua macam yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format merupakan arti dari buku agenda …

• Sambung

• Kembar

• Gabung

• Tunggal

• Pisah

Klasifikasi penyimpanan warkat, sehing­ga warkat dapat ditempatkan pada klasifikasinya yang tepat atau sesuai. Langkah tersebut merupakan salah satu prosedur filling yang dinamakan dengan langkah …

• Pemeriksaan surat

• Pengumpulan surat

• Pengindeksan surat

• Penyortiran surat

• Penyimpanan surat

Arsip yang dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor, arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu. Merupakan fungsi arsip yang bersifat …

• Semi abadi

• Aktif

• Non-aktif

• Abadi

• In-aktif

Penyimpanan arsip ada tiga macam, salah satunya adalah ….

• A. Tegak

• B. Berdiri

• C. Bersusun

• D. Bersebelahan

• E. Lateral

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci, merupakan alat kearsipan dari …

• Filling cabinet

• Rotary cabinet

• Cupboard cabinet

• Stapler

• Perforator