ΚΕΦ. 3ο ΑΡΧΕΙΟ

Η πιο κατάλληλη μέθοδος ταξινόμησης είναι:

• Κατά θέμα

• Αναλόγως την περίπτωση

• Η αλφαβητική

• Η χρονολογική

Η τήρηση αρχείου ανταποκρίνεται και σε αυτό το σκοπό:

• Να είναι εύκολη και γρήγορη η ανεύρεση των πληροφοριών

• Να διατηρούνται και να προστατεύονται τα έγγραφα

• Να συγκεντρώνονται με τάξη όλα τα έγγραφα

• Όλα τα παραπάνω

Σύμφωνα με αυτό το σύστημα αρχειοθέτησης κάθε υπηρεσία ή τμήμα του οργανισμού ή της επιχείρησης αρχειοθετεί τα έγγραφα που την αφορούν σε ένα δικό της αρχείο.

• Αποκεντρωτικό

• Ημιενεργό

• Ενεργό

• Συγκεντρωτικό

Είναι προτιμότερο να μετακινείται ολόκληρος ο φάκελος του αρχείου και όχι να αφαιρείται από το φάκελο ένα μεμονωμένο έγγραφο.

• Σωστό

• Λάθος

Ποια από τις παρακάτω προτάσεις είναι σωστή;

• Το εμπιστευτικό αρχείο αφορά έγγραφα τα οποία τηρούνται αποκεντρωτικά.

• Τα έγγραφα του εμπιστευτικού αρχείου δεν πρωτοκολλούνται στο κοινό πρωτόκολλο.

• Η αρίθμηση του εμπιστευτικού πρωτοκόλλου καταγράφονται εξαρτάται από την αρίθμηση του κοινού πρωτοκόλλου.

• Καμία

Η οριζόντια ταξιθέτηση φακέλων αφορά:

• την τοποθέτηση του ενός πίσω από τον άλλο με τους δείκτες ή οδηγούς προς τα επάνω και τη ράχη προς τα κάτω.

• την τοποθέτηση του ενός πάνω στον άλλο με τη ράχη προς τα εμπρός, για να φαίνεται.

• την τοποθέτηση του ενός πλάι στον άλλο με τη ράχη προς τα εμπρός για να φαίνεται.

• συνδυασμό ορθής και κάθετης ταξινόμησης.

Το σύστημα αυτό αρχειοθέτησης συναντιέται στις βιβλιοθήκες:

• Αλφαβητική μέθοδος

• Αριθμητική μέθοδος

• Μέθοδος κατά θέμα

• Χρονολογική μέθοδος

Η αραίωση των εγγράφων γίνεται με την τακτική μεταφορά των εγγράφων από το ημιενεργό αρχείο στο ενεργό.

• Σωστό

• Λάθος

Σε αυτό το αρχείο τηρούνται τα έγγραφα που έχουν φύγει από το βασικό αρχείο αλλά παραμένουν χρήσιμα για τα διάφορα τμήματα.

• Αδρανές αρχείο

• Ενεργό αρχείο

• Αποκεντρωτικό αρχείο

• Ημιενεργό αρχείο

Σχετικά με τη χρονική διάρκεια της διατήρησης των εγγράφων στο αδρανές αρχείο:

• Πρέπει να καθορίζεται σαφώς και να αναφέρεται στο έντυπο που συνοδεύει το υλικό, ώστε να μην εξαρτάται από την κρίση των υπαλλήλων αρχειοθέτησης

• Εξαρτάται από την κρίση των υπαλλήλων αρχειοθέτησης.

• Καθορίζεται από τη νομοθεσία.

• Εξαρτάται από τον προϊστάμενο του κάθε τμήματος στο οποίο σχετίζεται το έγγραφο.