Test “Administración de las comunicaciones oficiales”

¿Cuáles son las comunicaciones oficiales recibidas?

• Los archivos que se tramitan en las ventanillas de correo

• Son aquellas gestionadas en desarrollo de las funciones de una entidad, independientemente del medio utilizado.

• Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

¿Qué es Registro de comunicaciones?

• Constancia de tramite y registro de correspondencia

• Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

• Es el procedimiento por medio del cual, las entidades distribuyen en sus manuales de procedimientos toda la información producida.

¿Qué son las unidades de correspondencia o ventanilla única?

• Es aquella que gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación, distribución de las comunicaciones, contribuyendo al desarrollo del programa de gestión documental.

• Son aquellos documentos que se producen y gestionan durante el ciclo de vida de estos.

• Son aplicaciones de gestión y tramite para responder solicitudes externas

¿Qué son las comunicaciones oficiales recibidas internas?

• Son las comunicaciones oficiales que ingresan a la Contraloría y que deben ser revisadas, para verificar la competencia

• son circulares de información que imparten reglas y políticas normativas.

• Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes.

¿Qué son las comunicaciones oficiales recibidas externas?

• Son los documentos que se tramitan en las ventanillas, con el fin de dar solución a quejas y reclamos (PQR).

• Son las comunicaciones oficiales que ingresan y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.

• Son las comunicaciones oficiales que se producen y contienen anexos, para gestionar su destino de acuerdo a los datos de terceros.

¿Cómo se clasifica la documentación recibida?

• Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas. Comunicaciones oficiales recibidas externas e internas. Comunicaciones confidenciales recibidas: Externas e internas

• Correspondencia personal y jurídica. Folletos, revistas y publicaciones seriadas. Comunicaciones oficiales recibidas externas e internas. Comunicaciones confidenciales recibidas: Externas e internas

• Correspondencia jurídica. Folletos, revistas y publicaciones seriadas. Comunicaciones oficiales recibidas externas e internas. Comunicaciones confidenciales recibidas: Externas e internas

¿Qué establece el Acuerdo 060 del 2001?

• Las pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

• Los lineamientos para la organización de los fondos acumulados

• La conservación preventiva, conservación y restauración documental

• Todas las anteriores

Según el acuerdo 060 de 2001, las unidades de correspondencia deberán contar con:

• Buena iluminación

• Espacio suficiente

• Personal suficiente y capacitado y los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones

• Ninguna de las anteriores

La radicación consiste en:

• El examen de anexos, del destinatario,

  de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para

  poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

• Recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, como magnético o indirecto.

• La anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.

• El procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío

Las comunicaciones oficiales recibidas son:

• Aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

• El conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la documentación interna como a la externa.

• Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

  a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

• Todas las anteriores