KUIZ BKP 3012 (K3&K4)

Definisi bagi dokumentasi ialah

• sebahagian jenis dokumen yang digunakan di dalam organisasi untuk berkomunikasi sesama pekerja

• suatu kaedah untuk melupuskan dokumen-dokumen yang tidak penting dan tidak relevan untuk simpanan syarikat

• proses yang sistematik untuk mengumpul, mencari, menggunakan dan menyediakan dokumen

Antara tiga (3) fungsi dokumentasi umum ialah

• Keperluan pendidikan dan rujukan pekerja baru

• Berikan bukti dan data yang tepat

• Memberi jaminan integriti dan ketulenan maklumat

• Elakkan kerosakan dokumen

Langkah terakhir dalam proses dokumentasi

• Ambil nota dokumen dan proses

• Pemfailan

• Menerbit & mengedar dokumen yang diperlukan

• Mencari dan mengumpul bahan

Definisi bagi menyisih dokumen ialah

• menyisih dan membuang barang atau dokumen yang tidak perlu di tempat kerja

• mengenalpasti dokumen yang tidak diperlukan oleh syarikat

• meneliti dokumen atau bukti sokongan yang ingin dilupuskan serta-merta

Surat perniagaan merupakan salah satu jenis dokumen dalam perniagaan. Apakah kegunaan surat tersebut?

• berkomunikasi dengan pihak yang berada di luar syarikat,pengguna perkhidmatan, bakal pekerja dan sebagainya.

• memberi maklumat tentang hal ehwal syarikat kepada semua jabatan

• dokumen yang dihasilkan oleh setiausaha untuk memastikan hubungan baik syarikat dan pihak luar terjamin

Dokumen transaksi digunakan untuk mengurangkan masa supaya transaksi perniagaan menjadi lebih cepat. Antara berikut yang manakah tiga (3) contoh dokumen transaksi?

• Sebutharga

• Memorandum Jabatan

• Invois

• Surat pesanan

"Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja" adalah tujuan bagi

• Mengasingkan dokumen

• Susunan peralatan pejabat

• Menyisih dokumen

• Susunan luaran pejabat

Ruang penyimpanan fail berfungsi untuk menyimpan fail serta dokumen penting syarikat. Antara berikut manakah dua (2) penyataan yang benar tentang ruang penyimpanan fail?

• Ruang penyimpanan fail bolek diakses pada oleh seseiapa sahaja pada bila-bila masa.

• Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks.

• Pelan lantai Bilik Fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik.

Antara berikut, penyataan manakah yang menunjukkan pengurusan fail dengan betul?

• Fail disusun dengan teratur, sistematik & mudah dicapai.

• Fail dan dokumen lengkap dilabel dengan jelas.

• Fail tidak disusun semula ke tempat asal mengikut senarai indeks.

Siapakah pegawai yang bertanggungjawab terhadap ruang penyimpanan fail?

• Pengurus Jabatan Pentadbiran

• Penyelia Bilik Fail

• Setiausaha