O arquivo

O que é o arquivo?

• "O local onde é guardada toda a informação de interesse, de forma aleatória e por todos os elementos da empresa.

• "O local onde é guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada.”

• "O local onde é guardada toda a informação diária, mesmo aquela que não tem interesse depois de classificada e ordenada com alguma regra.”

• "O local onde é guardada toda a informação de interesse, depois de já ter sido arrumada noutros sítios, obrigatoriamente no computador.

Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser:

• Públicos;

  Organizacionais;

  Sindicais;

  Pessoais.

• Públicos;

  Institucionais;

  Administrativos;

  Privados.

• Privados;

  Amigáveis;

  Empresariais;

  Pessoais.

• Públicos;

  Institucionais;

  Comerciais;

  Pessoais.

O local de instalação do arquivo deve ter em conta:

• Localização

  Iluminação

  Ventilado

  Higienização

  Disposição

  Segurança

• Localização

  Decoração

  Ventilado

  Desorganização

  Disposição

  Segurança

• Equipamento

  Iluminação

  Ventilado

  Higienização

  Centralização

  Segurança

• Localização

  Iluminação

  Movimentado

  Higienização

  Disposição

  Inseguro

Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é necessário cumprir algumas etapas. São elas:

• Organizar;

  Filmar;

  Seleção;

  Marcar a hora e a data de entrada;

  Classificar;

  Ordenação.

• Inspeção;

  Leitura;

  Seleção;

  Marcar a hora e a data de entrada;

  Classificar;

  Ordenação.

• Fotografar;

  Leitura;

  Seleção;

  Marcar a ordem e a data de saída;

  Classificar;

  Ordenação.

• Inspeção;

  Fotografar;

  Seleção;

  Marcar a hora e a data de saída;

  Desarrumar;

  Arrumar.

No sistema de ordenação alfabético,

• ordena-se por primeiro nome, por apelido ou por número de entrada.

• ordena-se pela ordem natural dos números ou por assunto.

• segue a ordenação em função da data de emissão ou de receção.

• ordena-se por apelidas, palavra a palavra ou letra a letra.

O sistema de classificação ideológico,

• segue a ordenação por ordem de entrada ou de saída.

• segue a ordenação de acordo com a ordem alfabética.

• segue a ordenação de acordo com o assunto/conteúdo

• segue a ordenação de acordo com a ordem natural numérica.

Caraterísticas dos arquivos, quanto à organização podem ser:

• Centralizados

  Descentralizados

• Organizados

  desorganizados

• Centralizados

  Descontinuados

• Organizados

  Descentralizados

Quanto à posição, os arquivos, podem ser:

• Arquivo vertical

  Arquivo diagonal

  Arquivo rotativo

  Arquivo suspenso

• Arquivo liso

  Arquivo robusto

  Arquivo rotativo

  Arquivo suspenso

• Arquivo vertical

  Arquivo horizontal

  Arquivo rotativo

  Arquivo suspenso

• Arquivo deitado

  Arquivo no chão

  Arquivo rotativo

  Arquivo pendurado

Quanto à consulta os arquivos podem ser:

• À vista

  Escondidos

  Próprios

• Adequados

  Desadequados

  Próprios

• Vivos

  semi vivos

  Inativos

• Ativos

  Semi-ativos

  Inativos