SOAL UJIAN ADMINISTRASI PEKANTORAN

1.  Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan….

• a. orginating-recording

• b. reproducing

• c. sorting

• d. communicating

• e. clasifiying

2. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...

• a. 365 buah

• b. 265 buah

• c. 400 buah

• d. 500 buah

• e. 100 buah

3. Suatu perusahaan yang begerak dibidang pelayanan umum  seperti PLN dan PDAM, dalam pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ....

• a. Masalah

• b. Tanggal

• c. Nomor

• d. Wilayah

• e. abjad

4. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:

• a. Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

• b. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang telepon

• c. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

• d. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon

• e. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

5. Dana kas kecil ditetapkan secara imprest setiap bulan sebesar Rp 1.000.000,-Selama bulan Maret terjadi transaksi sebagai berikut: Pembelian ATK Rp. 155.000,00,-    Memberi snack untuk tamu Rp.  90.000,00,- Membayar langganan majalah  Rp. 85,000,00,-             Membeli materai  Rp.  12.000,00,-       Membeli karangan bunga  Rp.    500.000,00

Dari data tersebut di atas, maka pengisian dana kas kecil untuk periode selanjutnya adalah....

• a.    Rp 258.000,00

• b. Rp 742.000,00         

• c. Rp. 242.000,00

• d.    Rp. 1.000.000,00

• e.    Rp 1.742.000,00

6. Dalam kegiatan penyimpanan  arsip, sebelum disimpan surat diberi kode  angka 2537,  artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor ...

• a. buku agenda

• b. decimal dewey

• c. buku arsip

• d. terminal digit

• e. klasifikasi

7. Seorang pimpinan dari ruang kerjanya akan menyampaikan pesan kepada tenaga  administrasi kantor yang sedang bekerja di ruang lain. Media komunikasi yang tepat dipergunakan dalam proses komunikasi tersebut adalah ...

• a. telepon seluler

• b. telepon

• c.    handphone

• d.  dictaphone

• e. intercome

8. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ...

• a.     menyortir, membuka sampul , mengagenda

• b. mengagenda, membaca isi, mendisposisi

• c.   membuka sampul, mengagenda, mendisposisi

• d.  membuka sampul, membaca surat, mengagenda

• e. menyortir, mengagenda, mendisposisi

9. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip…

• a.    Koordinasi

• b.    tingkat pengawasan

• c.    kesatuan perintah

• d. pendelegasian wewenang

• e. pembagian kerja

10. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan  berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah….

• a.    gedung, ruangan dan peralatan

• b.    pensil, kertas dan tinta

• c.    mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil

• d.    lukisan, jam dinding, kalender

• e.    gedung, mesin fotocopy dan finger print