مراجعة وحدة مستندات ونماذج وتقارير الأعمال

من الآثارِ المترتِّبةِ على استخدامِ مستنَداتِ الأعمالِ الرَّقميّةِ  الاستغناءُ التامُّ عن التعامُلاتِ الورَقيَّة

• خطأ

• صح

تتعدَّد طرقُ استخدامِ موظَّفي الشّركةِ لمستنَداتِ الأعمالِ بهدفِ التّواصلِ، والأغلبُ يُفضّلونَ:

• خطاباتِ الأعمالِ

• مستنَداتِ المعامَلاتِ

• تقاريرَ الأعمالِ

• البريدَ الإلكترونيَّ

من أهمِّ التّنسيقاتِ المفترضِ عملُها عندَ كتابةِ مستنَدِ أعمالٍ:

• استخدامُ خطوطٍ غيرِ اعتياديّةٍ

• استخدامُ محاذاةٍ مختلفةٍ لكلّ فِقْرة

• تمييزُ العناوينِ بلونٍ مختلفٍ

• إلغاءُ التّباعُد بينَ الفِقْرات

يشارُ إلى" الأنواعِ المختلفةِ من المُستنَداتِ والتَّقاريرِ التي تستخدمُها الشّركاتُ والمؤسّساتُ أثناءَ تنفيذِ عمليّاتِها" بمُصطلحِ:

• البريدُ الإلكترونيُّ

• تقريرُ المِيزانيَّةِ

• مستنَداتُ الأعمالِ

• كشوفُ البياناتِ

أيٌّ من المُستنَداتِ الآتيةِ يتطلبُ وجودَ صفحةِ غِلافٍ وأرقامِ الصَّفحاتِ:

• البريدُ الإلكترونيّ

• السيرةُ الذاتيّةُ الاحترافيّةُ

• تقاريرُ الأعمال

• خِطاباتُ الأعمال

إحدى الصّيغِ الآتيةِ نستطيعُ تضمينَها في المستنَداتِ غيرِ الرسميّةِ، ولا يُجرى قَبولُها في الصّيغِ الرسميّةِ، وهي:

• استخدامُ المفرَداتِ بدقّةٍ

• الكلماتُ الدقيقةُ وبناءُ الجملِ بإحكامٍ

• التعابيرُ اليوميّةُ الشائعةُ

• الوضعُ المهنيُّ للمُتلَقي

عندما نُنشئُ قالبَ أعمالٍ، ونجمعُ عناصرَ المُستنداتِ ذاتَ العَلاقةِ بعضِها مع بعضٍ نكونُ قد حقّقْنا أهمَّ مَبدإٍ من مبادئِ التّصميمِ، وهو:

• التّبايُن

• التّكرارُ

• التّقاربُ

• المُحاذاةُ

أحدُ الأخطاءِ التي قد نقعُ فيها عندَ كتابةِ مستندِ أعمالٍ هو:

• محاذاةُ الفِقْرات لليمينِ

• توحيدُ حجمِ الخطِّ ولونِه للمستندِ كلِّه

• استخدامُ التّباعدِ بينَ الفِقْراتِ

• استخدامُ الخُطوطِ الاعتياديّةِ والحديثةِ

العناصرُ المرئيّةُ شائعةُ الاستخدامِ لتمثيلِ الأشياءِ غيرِ الواقعيّةِ أو التي يصعبُ تصوّرُها هي:

• المخطَّطاتُ البَيانيّةُ

• الرُّسومُ التَّوضيحيةُ

• الصُّورُ الفوتوغرافيّةُ

• الجداولُ

يشارُ إلى "فنّ ترتيبِ الأحرفِ والنّصوصِ بطريقةٍ تجعلُ المستنَدَ مَقروءًا وواضحًا وجذابًا بصريًّا للقارئِ" بـ

• طباعةِ النصِّ

• العناصرِ المرئيّةِ

• الجداولِ