Conceptos de Gestión Archivística

¿Que es un Archivo?

• Documentos de una empresa que se pueden utilizar como respaldo en el transcurso de la historia

• Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada

• Documentos de naturaleza Jurídica que nos muestra datos e información sobre un acontecimiento especifico

¿Que es documento?

• Información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado.

• Información contenida en un archivo con formato PDF

• Información extraída del Archivo central para un propósito especifico

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la entidad desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Gestión Administrativa

• Organización Documental

• Principio de Organización

• Gestión Documental

¿Cual es el orden del ciclo de vida de un archivo?

• Archivo Central

  Archivo de Gestión

  Archivo Histórico

• Archivo Central

  Archivo de Histórico

  Archivo de Gestión

• Archivo de Gestión

  Archivo Central

  Archivo Histórico

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios (fotocopias, Post-it etc.), para su posterior eliminación.

• Digitalización

• Indexación

• Depuración

• Clasificación

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cintas, películas, microfilmes y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador

• Digitalización

• Indexación

• Depuración

• Clasificación

¿Que es un Documento Histórico?

• Documento preservado en la Historia para ser utilizada como método científico en las Universidades y centros de educación e investigación

• Documento duplicado que se resguarda para su preservación, que se conserva en un centro publico histórico o museo

• Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad

• Documento Foliado

• Documento Público

• Documento Original

• Documento Histórico

Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

• Expediente Digital

• Expediente Físico

• Expediente Híbrido

• Expediente Combinado

¿Que es Folio?

• Primera Cara de una Hoja, la que se numera

• Una Carpeta

• Un documento

• Una Hoja