Definiciones Acuerdo 027 de 2006 o Acuerdo 060 de 2001

¿Qué es unidad documental simple?

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental.

• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

• Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, entre otros

¿Qué es expediente?

• Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados

  orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

• Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

¿Qué es transferencia documental?

• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

¿Qué es recepción de comunicaciones?

• Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

• Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

¿Qué es ciclo vital del documento?

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

• Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

• Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

¿Qué es unidad documental compleja?

• e trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

• Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente

¿Qué es radicación de comunicaciones?

• Procedimiento por medio del cual las entidades

  asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

  constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y

  cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental.

¿Qué es correspondencia?

• Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

• Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

¿Qué es comunicaciones oficiales?

• Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

• Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

¿Qué es principio de procedencia?

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

  cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no

  deben mezclarse con los de otras.