Sección,series,subseries y unidades documentales

¿QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL?

• Es un expediente que esta integrado por series documentales de diversas indoles.

• Conjunto de unidades de datos organizaados jerargicamente.

• Agrupación de documentos tales como informes y/o contratos, actas o firmas.

• Conjunto compuesto por diferentes entre si,pero relacionados en razòn de un fìn determinado.

Answer explanation

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

¿Qué son secciones documentales?

• Lo que permite identificar cada uno de los documentos que producen cada una de las oficinas de acuerdo con los tramites de la ordenacion documental.

• Son sub divisiones identificadas con la produccion documental de una unidad o división administrativa.

• Son elementos fundamentales de la serie documental, dando resultado físico de una actividad llevada a cabo con funciones administrativas.

Answer explanation

Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo, éstas a su vez pueden subdividirse en Subsecciones Documentales.

¿QUE ES UNA SUBSERIE?

• Son un conjunto de unidades de datos, que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte.

• Son un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánica.

• Es una estructura orgánica funcional que indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Answer explanation

Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales.

¿QUE ES UNA SUBSERIE?

¿Que es unidad documental?

• Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

• Unidad de búsqueda en la base de datos de las TICS, con enfoque pedagógico en la organizacion de la empresa

• Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización

• Sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización.

Answer explanation

La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (véase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que más estamos familiarizados, es el expediente, está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo (véase Series con unidades documentales complejas). La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las demás y un contenido informativo homogéneo. Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razón social, seguido de la dependencia que lo origina, título, fecha, autor o responsable, texto y firma.

Elija el orden y tema indicado para cada area en este ejemplo:

• 1. Unidad documental: contrataciones

  2. Serie: expediente laboral

  3. Sección: recursos humanos

• 1. Sección: contrataciones

  2. Serie: recursos humanos

  3. Unidad Documental: expediente laboral

• 1. Serie: expediente laboral

  2. Sección: recursos humanos

  3. Unidad documental: contrataciones

• 1. Sección: recursos humanos

  2. Serie: contrataciones

  3. Unidad documental : expediente laboral

• 1. Serie: recursos humanos

  2. Unidad Documental: expediente laboral

  3. Sección: contrataciones

Answer explanation

Las diviciones en la oganizacion de archivo se da de la forma mas general a la mas expecifica; epezando por la Seccion que es la que engloba todo un departamento , luego por la Serie que es un area especifica de este y por ultimo por la Unidad documental que es un documento o accion especifica que realiza dicha area anteriorombrada.