QUIZ C03 - FILING ADMINISTRATION

"A folder where letter's are properly arrange" membawa maksud

• Seutas benang untuk mengikat dokumen

• Satu folder yang mengasingkan dokumen

• Satu folder di mana surat-suratan disusun dengan rapi

• Lembaran kertas yang berlipat untuk menyimpan rekod

Berikut ada sebab mengapa sistem pamfailan perlu sentiasa dikemaskini KECUALI

• Memastikan ianya sentiasa dalam keadaan kemas dan teratur

• Memudahkan ahli organisasi membuat semakan dari masa ke semasa

• Memastikan sistem yang diguna pakai selaras atau sama dengan semua syarikat

Setiap organisasi memerlukan sistem pemfailan yang sesuai dengan keperluan operasi syarikat. Mengapa sistem pemfailan sangat diperlukan?

• Bahan Rujukan

• Bahan Bukti

• Alat Perhubungan

• Sumber Penyiasatan

Yang manakah peranti yang disenaraikan BUKAN dalam bentuk hard copy?

• Tele-pencetak

• Pita magnetik

• Cetakan foto radio

• Disket

"Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks." Definisi ini merujuk kepada ;

• Soft copy

• Klasifikasi pemfailan

Padanan manakah TIDAK BENAR mengenai peringkat keselamatan fail?

• Rahsia - Boleh membahayakan keselamatan jabatan

• Terhad - Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran

• Sulit - Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara

Kulit fail berwarna KUNING MUDA dan BERPALANG MERAH merujuk kepada

• Fail Sulit

• Fail Rahsia

• Fail Terbuka

• Fail Rahsia Besar

Susunan aktiviti dalam sistem fail adalah

• Mengindeks, pengkelasan, menyusun dan menyimpan, mengesan kembali

• Pengkelasan, mengindeks, menyusun dan menyimpan, mengesan kembali

Susunan secara kronologi merujuk kepada

• Aktiviti merekod fail yang berkaitan dengan isu yang sering bangkit

• Pemfailan yang dilakukan dengan tajuk atau subjek sebagai kunci utama fail

• Susunan mengikut urutan bermula dari kawasan utama

Penyisihan rekod membawa maksud

• Menyusun rekod dengan dokumen terkini berada paling atas

• Asingkan rekod mengikut jabatan

• Mengasingkan fail-fail yang tidak digunakan

• Rekod yang telah dikumpul dan diasingkn mengikut kelas pemfailan