sistem penyimpanan abjad

Untuk menyimpan surat terdapat langkah-langkah yang harus dilalui.

Coba urutkan langkah-langkah tersebut ….

• Memeriksa – mengindeks – mengode – menyortir – menempatkan

• Memeriksa – mengode – mengindeks – menyortir – menempatkan

• Memeriksa – mengindeks – menyortir – mengode – menempatkan

• Memeriksa – mengode – menyortir – mengindeks – menempatkan

• Memeriksa – menyortir – mengindeks – mengode – menempatkan

Jika surat sudah disimpan dengan baik pasti akan bermanfaat untuk kita sebagai arsiparis.

Berikut ini yang termasuk ke dalam manfaat dari adanya system penyimpanan arsip adalah ….

• Melatih petugas kearsipan

• Menambah tugas sekretaris

• Mengurangi kebutuhan arsip

• Mudah dalam mencari bila diperlukan

• Pencurian arsip tidak dapat dilakukan

Dibawah ini yang tidak termasuk kedalam keuntungan jika kita menggunakan system penyimpanan abjad adalah ….

• Dokumen yang berasal dari satu abjad yang sama akan berkelompok menjadi satu

• Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

• Mudah dikerjakan dan mudah ditemukan

• Mudah diterapkan

• Harus menggunakan peraturan mengindeks

Dalam system abjad, terdapat filing cabinet yang membutuhkan … laci

• 26

• 40

• 56

• 78

• 10

Dalam penyusunan arsip dibutuhkan guide dan hanging folder.

Fungsi guide adalah ….

• Menyimpan file

• Pembatas antar kelompok arsip

• Tempat menyimpan arsip

• Memudahkan menyortir arsip

• Menyimpan surat arsip

Dalam memberikan kode pada surat, untuk surat yang penyimpanan surat secara vertical, sebaiknya penulisan kode terletak pada ….

• Pojok kanan atas

• Pojok kanan bawah

• Pojok kiri atas

• Pojok kiri bawah

• Tengah atas

Mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir disebut ….

• Menyortir

• Menempatkan

• Mengode

• Mengindeks

• Memeriksa

Dalam memeriksa berkas saat akan menyimpan arsip adalah memeriksa tanda-tanda penyimpanan.

Yang bukan merupakan tanda-tanda penyimpanan adalah ….

• File

• Dep

• Simpan

• Deponeren

• ACC

Pada prosedur penemuan kembali arsip terdapat lembar pinjam arsip yang terdiri dari tiga rangkap, lembar yang di letakkan pada tickler file adalah ….

• Lembar 1

• Lembar 2

• Lembar 3

• Lembar 1 dan 3

• Lembar 1, 2, dan 3

Andi diminta mencari arsip dari  PT Gemilang Agung, maka untuk menemukan arsip tersebut andi harus mencari di filing cabinet pada laci ….

• Berkode A-D, dibelakang guide A, di dalam hanging folder Ag

• Berkode E-H , dibelakang guide G, di dalam hanging folder Ga

• Berkode A-D , dibelakang guide A, di dalam hanging folder Ag

• Berkode E-H, dibelakang guide G, di dalam hanging folder Ge

• Berkode M-P, dibelakang guide P, di dalam hanging folder Pt