N821-001-3:2020-C06/KZ(1/1) (OFFICE DOCUMENTATION PREPARATION

Apakah maksud dokumen ?

• Dokumen adalah sesuatu yang bertulis atau bercetak yang digunakan sebagai rekod atau bukti yang terdapat di pejabat bagi pelbagai urusan

• Dokumen adalah memainkan peranan penting dalam menyampaikan maklumat kepada pihak luar atau dalaman sesebuah organisasi

Berikan tujuan pendaftaran dokumen pejabat ?

• Diwujudkan dan dihantar oleh pewujudnya dan menepati tujuan ia diwujudkan.

• Mengenalpasti rekod-rekod penting dokumen pejabat

Maksud pendaftaran sistem fail secara terbuka ialah dokumen yang terdapat pada fail terbuka yang berkaitan dengan pengurusan atau operasi harian sesebuah jabatan dan boleh digunakan oleh semua peringkat hierarki di dalam pejabat

• Salah

• Betul

Maksud pendaftaran sistem fail secara sulit ialah dokumen yang terdapat pada fail perlu diberi perlindungan keselamatan bagi kegunaan individu yang mempunyai autoriti sahaja.

 

• Salah

• Betul

Nama orang yang meminta peralatan dan peralatan jabatan yang perlu dibelui adalah tergolong dalam senarai kandungan.

• Borang pertanyaan

• Borang permintaan

Dokumen sebutharga yang telah dibuka dan tidak perlu disimpan.

• Betul

• Salah

Apakah maksud pemfailan fizikal ?

• Adalah system fail bagi rekod kertas di pejabat yang sesuai disimpan di dalam fail kertas.

• Diwujudkan system pengkelasan fail dan memberikan tajuk yang sesuai pada fail adalah perlu untuk memudahkan fail yang digunakan untuk membuat rujukan

Nyatakan jenis-jenis peralatan memfail.

• Fail dompet sesaku

• Gunting

Nyatakan kegunaan mesin ricih

• Digunakan untuk mericih dokumen pejabat yang perlu dimusnahkan bagi tujuan dokumen

• Digunakan untuk membuang kertas yang tidak digunakan

Nyatakan keperluan yang perlu ada dalam bilik fail

 

• Kekuatan lanai

• Jauh dari punca kebakaran seperti gudang