LATIHAN SOAL TEORI OTKP

Anda bertugas sebagai penerima dokumen/surat di kantor, ada surat rahasia yang masuk, maka langkah yang harus Anda lakukan adalah...

• Buka, baca, anotasi, catat di buku agenda dan serahkan pimpinan

• Buka, baca, catat di buku agenda, serahkan pimpinan

• Buka, catat di buku agenda, serahkan pimpinan

• Buka, langsung serahkan pimpinan

• Langsung serahkan pimpinan

Kapan dokumen yang bersifat URGENT didistribusikan?

• Dalam waktu 1 hari sesuai tanggal penerimaan dokumen/surat

• Dalam waktu 2-3 hari sesuai tanggal penerimaan dokumen/surat

• Dalam waktu 4-5 hari sesuai tanggal penerimaan dokumen/surat

• Dalam waktu paling lama satu minggu setelah penerimaan dokumen/surat

• Tergantung keberadaan pimpinan

Untuk menggandakan dokumen langsung dari dokumen aslinya, pilihan mesin yang paling tepat adalah....

• Rhysograph

• Sheet Stencyl

• Scanner

• Photocopy

• Printer

Perhatikan tahap-tahap penggandaan berikut!

1. Jilid

2. Klasifikasi

3. Perikasa kelengkapan

4. Distribusikan

Prosedur penggandaan dokumen setelah proses penggandaan yang benar adalah....

• 1,2,3,4

• 1,3,2,4

• 2,3,1,4

• 2,1,3,4

• 3,2,1,4

Bila Anda diminta untuk membuat suatu design dokumen, dimana dokumen tersebut belum pernah dibuat sebelumnya, setelah dilakukan perancangan ternyata pimpinan kurang berkenan dengan hasil tersebut. Apa yang sebaiknya Anda lakukan?

• Mengembalikan tugas tersebut kepada pimpinan

• Meminta pimpinan untuk menugaskan orang lain yang bisa membantunya

• Melihat contoh-contoh dari perusahaan / lembaga lain

• Meminta izin kepada pimpinan untuk melibatkan beberapa orang untuk membantu

• Meminta pimpinan agar pekerjaan tersebut digantikan orang lain

Bila pimpinan meminta Anda menyiapkan dokumen yang berisi bukti autentik bahwa telah terjadi pesanan barang, maka dokumen yang harus Anda siapkan adalah....

• Surat

• Kwitansi

• Packing list

• Faktur

• Buki transfer bank

Informaasi internal yang harus kita perhatikan saat membuat Agenda Kerja Pimpinan adalah....

• Telepon dari luar yang berisi undangan rapat

• Surat undangan untuk mengikuti seminar

• Surat permohonan sebagai narasumber dalam suatu seminar

• Reminder dari suatu rumah sakit untuk melakukan check up kesehatan

• Pemberitahuan perayaan ulang tahun

Untuk memfasilitasi agar agenda kerja pimpinan yang telah tersusun ternyata tidak sesuai dengan kondisi terkini, maka........

• Selalu dikonsultasikan kepada pimpinan sebelum menyusul

• Selalu cek situasi terkini secara periodik

• Agenda kerja pimpinan dibuat per hari

• Agenda kerja yang telah tersusun tidak dapat diubah lagi

• Menyerahkan keputusan terakhir di tangan pimpinan

Untuk mengirimkan undangan rapat yang dilaksanakan secara mendadak (hari itu juga), maka pengiriman undangan rapat sebaiknya tidak menggunakan..........

• Telepon

• Handphone

• e-mail

• Fax

• POS

Anda diminta untuk menyiapkan konsumsi rapat. Dana yang digunakan untuk itu dapat Anda minta kepada sekretaris. Bukti pertanggungjawaban Anda kepada sekretaris yang harus Anda lampirkan adalah......

• faktur

• cek

• kwitansi

• daftar penerima konsumsi

• daftar harga barang konsumsi