Архивное дело 7

К обязательным архивным справочникам системы справочно-поисковых средств архива относятся:

• описи дел, документов

• путеводитель или краткий справочник по фондам (для гос.архива)

• краткий справочник по фондам (для мун.архива, музея, библиотеки, научной организации)

• каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов)

К вспомогательным (необязательным) архивным справочникам системы справочно-поисковых средств архива относятся:

• реестры, базы данных

• служебные картотеки

• указатели и обзоры

• каталоги

Обязательными уровнями для описания архивных документов являются:

• архивный фонд

• единица хранения (единица учета)

• группа архивных фондов

• архивный документ

Описание архивных документов возможно на дополнительных уровнях:

• архивный фонд

• группа единиц хранения (единиц учета)

• группа архивных фондов

• архивный документ

• структурная часть описи

Опись дел, документов включает:

• описательные статьи

• итоговую запись

• лист-заверитель

• справочный аппарат

Справочный аппарат описи дел включает:

• титульный лист

• предисловие

• список сокращений

• переводные таблицы архивных шифров

Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

• номер единицы учета, номер единицы хранения

• крайние даты

• индекс дела

• количество листов

• примечания

Путеводитель по фондам должен содержать:

• описательные статьи

• итоговую запись

• лист-заверитель

• справочный аппарат

Описательная статья архивного фонда должна включать:

• название

• справочные данные

• сведения об истории фондообразователя и фонда

• аннотация

• примечания

Краткий справочник по фондам должен содержать:

• описательные статьи

• перечень характеристик архивных фондов

• лист-заверитель

• справочный аппарат