Pengurusan Rekod - WK41/WK29

Apakah maksud Rekod?

• Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat

• Meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan pengawalan dan pengindeks fail untuk tujuan pengesahan

• Satu folder yang diklasifikasi mengikut kaedah yang tertentu

Antara berikut yang manakah BUKAN ciri-ciri rekod?

• Kebolehgunaan

  (Useability)

• Kesahihan

  (Authenticity)

• Keselamatan (Security)

• Keutuhan

Pilih kitaran hayat rekod yang betul.

• Pewujudan-> Arkib ->Guna dan Selenggara -> Pelupusan

• Pewujudan -> Guna dan Selenggara -> Arkib -> Pelupusan

• Arkib -> Pewujudan -> Guna dan Selenggara -> Pelupusan

• Pewujudan -> Guna dan Selenggara -> Pelupusan -> Arkib

“Kulit Fail berwarna hijau” 

Kenyataan diatas merujuk kepada kulit fail?

• Fail Terbuka

• Fail Rahsia Besar

• Fail Sulit

• Fail Rahsia

Pilih kenyataan yang BETUL berkenaan Klasifikasi Fail.

• Meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan pengawalan dan pengindeks fail untuk tujuan pengesahan

• Maklumat dalam bentuk teks, data, imej atau suara yang disimpan sebagai rujukan

• Pengenalpastian & pengumpulan maklumat secara logical ke dalam kategori kumpulan yang sama / seakan sama

• Klasifikasi Fail meliputi rekod Urusan Am dan Urusan Fungsian

Pendaftaran surat masuk terbahagi kepada 2 iaitu _______

• Surat Terbuka dan Surat Terperingkat

• Surat Rasmi dan Surat Tidak Rasmi

Bilakah fail perlu dibuka?

• Fail asal tidak dapat dikesan/ hilang

• Fail yang diperlukan belum diwujudkan

• Skema klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu

• Fail asal rosak dan diganti dengan kulit fail baru

Adakah laporan bercetak perlu disimpan di dalam fail?

• Ya

• Tidak

Apakah kriteria penutupan fail?

• Tidak dirujuk dalam tempoh masa 5 tahun

• Mencapai 100 kandungan/ lampiran

• Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak beroperasi lagi

• Maklumat dalam fail tersebut tidak penting

Kandungan dalam fail didaftar dalam Kertas Minit bagi tujuan kawalan. Catatan bagi Surat Keluar adalah menggunakan pen dakwat _______

• Hitam

• Merah

• Biru