SEMINAR PENGURUSAN FAIL/REKOD DAN KESELAMATAN DOKUMEN PERINGKAT

Kebenaran memusnahkan atau membernarkan pemusnahan rekod awam diperolehi dari ?

• Ketua Pengarah INTAN

• Ketua Pengarah Akrib Negera

• Ketua Polis Negara

• Ketua Pengarah Perpustakaan Negara

Peringkat pemohonan pemusnahan rekod awam adalah :

• Kemukakan pemohonan – terima kebenaran – lakukan pemusnahan

• Terima kebenaran – kemukakan pemohonan – lakukan permusnahan

• Lakukan pemusnahan – kemukakan pemohonan – terima kebenaran

• Kemukakan pemohonan – lakukan pemusnahan – terima kebenaran

Selepas menerima kebenaran pemusnahan rekod, pemusnahan perlu dilakukan dalam masa :

• 2 minggu

• 1 bulan

• 2 bulan

• 3 bulan

Takrifan rekod penting adalah seperti berikut kecuali :

• Rekod yang mengandungi maklumat penting yang diperlukan untuk Pejabat Awam meneruskan aktiviti fungsi dan perkhidmatan mereka semasa dan selepas berlakunya kecemasan / bencana.

• Rekod yang mengandungi maklumat berkaitan perundangan dan kewangan terkini.

• Rekod yang mempunyai kepentingan hak kerajaan, individu dan pelanggan.

• Rekod aktiviti seharian kegiatan pejabat.

Kaedah pemusnahan rekod adalah berikut, kecuali

• Tanam

• Rincihan

• Buang ke dalam tong sampah.

• Bakar

Ciri-ciri bangunan yang sesuai dan selamat bagi penyimpanan rekod adalah seperti berikut kecuali :

• Bilik yang sering dinaiki air (banjir).

• Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi.

• Tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir

• Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air.

Berikut adalah contoh bencana alam yang boleh menyebabkan kerosakan rekod kecuali

• Banjir

• Kebakaran

• Serangga Perosak

• Gempa Bumi

Penalti bagi pemusanahan rekod tanpa kebenara adalah seperti berikut kecuali

• Denda tidak lebih dari RM5,000.00

• 1 Tahun penjara

• Denda tidak melebihi RM5,000.00 dan 1 tahun penjara

• Kenaikan Pangkat

Antara sebab-sebab pembukaan fail adalah seperti berikut kecuali

• Fail yang diperlukan belum ada/wujud.

• Fail asal ditutup dan disambung pada kulit fail baharu.

• Fail asal tidak dapat dikesan

• Fail salinan kepada fail asal sedia ada.

Catatan maklumat / butiran di kulit fail yang baharu dibuka adalah seperti berikut kecuali :

• Nama Pembuka Fail

• Tajuk Fail

• Tarikh Kandungan Pertama

• Nombor Rujukan