Ho-Ren-So Quiz 02

Cách thức thảo luận theo nguyên tắc Ho-Ren-So:

• Khuyến khích tập thể đưa ý kiến
• Không tự giải quyết vấn đề một mình khi chưa có sự trao đổi với quản lý và đồng nghiệp
• Tự giải quyết vấn đề, khi nào nhận thấy không thể giải quyết được thì mới thảo luận với quản lý
• Chuẩn bị kỹ các nội dung trước khi thảo luận: thực trạng/ vấn đề đang gặp phải, đề xuất số giải pháp,...

Đâu là nguyên tắc liên lạc đúng trong quá trình phối hợp thực hiện công việc?

• Nếu liên lạc qua tin nhắn và email đều không nhận được phản hồi thì là lỗi của đồng nghiệp, mình sẽ chờ đến khi có phản hồi
• Sử dụng tất cả phương thức liên lạc có thể nhằm đảm bảo đồng nghiệp nhận được thông tin và phản hồi lại thì quá trình liên lạc mới hoàn tất

Xảy ra sự cố phát sinh khi nhận task thì bạn cần liên lạc với ai?

• Cấp trên
• Người giao task/người gửi tài liệu
• Đồng nghiệp

Đâu là điều bạn KHÔNG nên làm khi báo cáo tiến độ công việc

• Báo cáo công việc có đang theo đúng kế hoạch không?
• Báo cáo các vấn đề gì phát sinh nếu có
• Báo cáo những việc cần hỗ trợ
• Báo cáo tình trạng hôn nhân

Đâu là lỗi thường gặp trong báo cáo khi có thông tin mới

• Sử dụng 1 hoặc tất cả các hình thức liên lạc để báo cáo
• Đề nghị cấp trên xem và phản hồi để có hành động tiếp theo
• Gấp và quan trọng nhưng chỉ nhắn tin và chờ đợi mà không dùng cách liên lạc nhanh hơn
• Mô tả ngắn gọn thông tin và mức độ ảnh hưởng.

Bạn sẽ làm gì trong tình huống sau: Khi có sự cố phát sinh gấp và bạn cần liên lạc với người giao task nhưng không liên lạc được.

• Tự mình xử lý sự cố phát sinh
• Tham khảo ý kiến đồng nghiệp
• Liên lạc với người giao task bằng tất cả hình thức có thể đến khi người đó nhận được thông tin
• Chờ đợi và không có hành động gì

Cấp trên giao task cho bạn task cung cấp tài liệu cho BP khác và khi hoàn thành xong bạn cần làm gì?

• Trực tiếp gửi tài liệu đã hoàn thành cho bên phụ trách
• Để đấy và làm các task khác
• Khi gửi thông tin cho bộ phận khác thì cần cc cho cấp trên của mình nắm được thông tin
• Báo cáo công việc với trưởng BP tiếp nhận

Bạn được giao task đề xuất kế hoạch phối hợp cho dự án, bạn đã lên kế hoạch chi tiết và được thông qua, nhưng trong quá trình bạn thấy đề xuất chưa hiệu quả, cần suy nghĩ lại. Lúc này bạn cần làm gì?

• Thảo luận với đồng nghiệp, người phụ trách làm cùng để có thêm nhiều ý kiến góp ý
• Kệ và làm theo kế hoạch ban đầu
• Âm thầm lên kế hoạch mới và tự thực hiện
• Báo cáo tình trạng, đề xuất mới với cấp trên, quản lý dự án

Điều tuyệt đối tránh khi thảo luận là:

• Tự ý thay đổi deadline
• Tham vấn/tham khảo ý kiến từ nhiều người
• Xác nhận thông tin đầy đủ rồi mới làm​

Khi bạn đang thực hiện công việc mà cấp trên giao thì có task từ BOD cần gấp phải hoàn thành luôn thì bạn sẽ làm gì

• Khi nhận được thêm task phát sinh và có nguy cơ ảnh hưởng đến các task khác đã có kế hoạch trước sẽ cần báo cáo ngay với quản lý để điều chỉnh deadline cũng như sắp xếp công việc
• Trực tiếp thực hiện task từ BOD
• Tiếp tục thực hiện việc đang làm rồi mới quay lại xử lý task của BOD