TECNICA DE ARCHIVO

¿Qué te sugiere la palabra archivo?

¿Por qué las empresas archivan?

• Porque les obliga la ley

• Por costumbre

• Porque los justificantes de compra-venta es necesario archivarlos para posteriores reclamaciones

• Para generar un puesto más de empleo

Señala dos requisitos que deba reunir un archivo

• Utilización sencilla

• Estar ubicado en una habitación muy amplia de la empresa y ventilada con ventanas

• Práctico para encontrar los documentos con rapidez

• Debe de tener armarios con puertas ignífugas.

¿Por qué es esencial el mantenimiento y la conservación adecuados de archivos?

• Para asegurar que la información contenida en ellos siga siendo útil y accesible a lo largo del tiempo

• Para contribuir a la eficiencia y la efectividad de una organización

• Para garantizar la seguridad de los archivos

• Para reducir el espacio de almacenamiento necesario

¿Qué incluye el mantenimiento de archivos?

• Organización de los documentos

• Tener la información actualizada

• Implantación de medidas de seguridad

• Análisis de la información e interpretación

Qué es importante para la conservación de archivos?

• Materiales para archivar de alta calidad

• Control de la humedad y la temperatura

• Mantenimiento regular de los archivos

• Digitalización de documentos

¿Qué es crucial en la conservación de archivos informáticos?

• Hacer con regularidad copias de seguridad

• Encriptar los ficheros

• Guardar los archivos en la nube

• Comprimir los archivos

¿Por qué el mantenimiento y la conservación de archivos es importante?

• Para garantizar la longevidad y la accesibilidad a la información

• Para reducir el desorden y organizar los datos

• Para ahorrar espacio de almacenamiento y mejorar la eficiencia.

• Para evitar la pérdida de datos y garantizar la legibilidad.

¿Dónde se recogen los documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente?

• Archivo activo

• Archivo semiactivo

• Archivo inactivo

¿Dónde se guardan los documentos que ya no son útiles para la actividad diaria?

• Archivo de gestión

• Archivo inactivo

• Archivo semiactivo

• Archivo histórico