PENGENALAN KEPADA POLISI KEPERLUAN OPERASI PEJABAT

Berikut merupakan perkara yang benar mengenai fail :

• Folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen yang penting

• Fail akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor

• Merupakan mesin perhubungan moden yang sangat penting

• Merupakan alat rujukan bagi proses pengurusan sesebuah organisasi

Apakah definisi bagi pengurusan fail ?

• Folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen yang penting

• Prosedur memfail mengikut abjad bagi orang dan firma merupakan suatu sistem pemfailan yang mudah kerana ia menggunakan huruf daripada A hingga Z

• Proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat dan apabila diperlukan, rujukan mudah dibuat

• Fail disusun mengikut nombor turutan dan ini diberikan kepada setiap persuratan

Proses pengurusan fail melibatkan proses ?

• Penyimpanan

• Klasifikasi

• Penyusunan

• Pengawalan

Berikut merupakan kaedah pengkelasan fail yang utama mengikut pemfailan kecuali :

• Pengkelasan mengikut gambar

• Pengkelasan mengikut Tempat/ Kawasan (Geographical)

• Pengkelasan mengikut Angka ( Numerical)

• Pengkelasan mengikut Abjad (Alphabetical)

Berikut merupakan cara yang betul sesebuah fail di susun mengikut angka / nombor :

• Fail boleh diberikan dengan ratusan fail yang mampu dimuatkan di dalam laci kabinet fail

• Fail boleh diberikan dengan dimulai nombor 1 dan terus kepada nombor 10

• Fail boleh diberikan nombor 1, fail kedua diberikan nombor 2, fail ketiga diberikan nombor 3 dan seterusnya sehingga puluhan

• Fail boleh diberikan dengan dimulai nombor 3 dan seterusnya

Bagi mengemaskan lagi kerja pemfailan mengikut nombor, maka nombor-nombor itu boleh dibahagikan seperti berikut :

• 1/90

• 2/90

• 3/90

• Siti Nurhaliza

Antara berikut, yang manakah tidak benar mengenai pengkelasan kod pemfailan ?

• 100 Pentadbiran

• 200 Pengurusan Aset

• 400 Pengurusan Kewangan

• 500 Pengurusan Sumber Manusi

Apakah maksud bagi pengkelasan mengikut tempat / kawasan ?

• Fail mengikut siri tempat ini selalunya dibuka mengikut projek jangka panjang atau jangka pendek.

• Semua jenis fail disusun mengikut nama negeri, bandar, mukim, daerah, kawasan, jalan dan lorong, malahan ada yang mengikut nama kawasan pilihanraya

• Sistem pemfailan mengikut tempat boleh digunakan disemua peringakat sesuatu jabatan, kementerian, syarikat insurans, hospital, syarikat perumahan dan lain-lain

• Pengkelasan fail adalah berdasarkan tarikh, merujuk kepada hari, bulan dan tahun

Pengkelasan fail mengikut kronologi ialah berdasarkan tarikh, merujuk kepada hari, bulan dan tahun

• b

• m

Pengkelasan fail mengikut kronologi ialah berdasarkan tarikh, merujuk kepada hari, bulan dan tahun

• Betul

• Salah