Ciclo de vida e rotina de documentos

O que é o ciclo de vida dos documentos?

• É o prazo de validade que cada documento tem para ser guardados nos arquivos ou descartado.

• É o documento que registra os setores em que o documento passa até chegar ao destinatário.

• É a data limite para corrigir algum erro em um documento.

• É o protocolo feito para registrar os locais em que o documento esteve

Quando o documento é utilizado com muita frequência e precisa ficar próximo aos colaboradores, dizemos que ele está na fase:

• Corrente

• Intermediária

• Permanente

Os documentos que estão na fase intermediária, são utilizados com

• pouca frequência e devem ser arquivados

• pouca frequência e devem ser descartados

• muita frequência e devem ficar na mesa do colaborador

• média frequência e seu acesso deve ser facilitado

Documentos importantes que não podem ser eliminados devido ao valor histórico pertencem a fase:

• Intermediária

• Permanente

• Corrente

• Ativa

O Protocolo é o setor responsável por:

• receber os documentos e possibilitar o controle do fluxo documental.

• enviar os documentos para o público externo

• fazer o descarte adequado dos documentos sigilosos

• imprimir os documentos gerados em cada setor

Os tipos de protocolos são:

• Primário e secundário

• Centralizado e descentralizado

• Ativo e inativo

• Expedição e tramitação

O setor que recebe os documentos e os separa entre oficial e pessoal, sigiloso ou ostensivo é o de:

• Protocolo

• Registro

• Recebimento

• Expedição

Depois de recebidos, os documentos passam ao setor de _________ para serem registrados no sistema com o seu número e outras informações importantes.

• Protocolo

• Registro

• Recebimento

• Expedição

É o setor que cuida de movimentar internamente os documentos até destino final.

• Protocolo

• Distribuição

• Tramitação

• Expedição

Quando o documento está percorrendo o caminho para chegar até o seu destinatário, dizemos que ele está em

• Protocolo

• Distribuição

• Tramitação

• Expedição