MF0978.UD1-GESTIÓN DE ARCHIVOS

Se define archivo como:

• Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública en el transcurso de su gestión

• Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión

• Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución privada, en el transcurso de su gestión

Una de las principales diferencias entre un almacén de papel y un archivo es:

• En el almacén de papel es difícil consultar documentos mientras que en el archivo la consulta de documentos se lleva a cabo de forma ágil

• El archivo es difícil consultar documentos mientras que en el almacén de papel la consulta de documentos se lleva a cabo de forma ágil

• En el almacén de papel los documentos están ordenados y clasificados mientras que en el archivo están los papeles apilados en montones.

Las oficinas son:

• Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan

• Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos y donde se conservan.

• Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos y donde se acumulan

La Ley protege la gestión de archivos, obligando a sus responsables a:

• Conservarlos y protegerlos, siempre en lugares adecuados para ello

• Evitar la apropiaciones de los mismos y su destrucción sin tener autorización de los órganos competenetes

• Las dos opciones anteriores son correctas

Según la mayor o menor intensidad del valor de los documentos se pueden distinguir las siguientes etapas:

• 1ª etapa: archivo de gestión

  2ª etapa: archivo central

  3ª etapa: archivo intermedio

  4ª etapa: archivo histórico

• 1ª etapa: archivo inicial

  2ª etapa: archivo secundario

  3ª etapa: archivo terciario

  4ª etapa: archivo cuaternario

• 1ª etapa: archivo de apertura

  2ª etapa: archivo posterior

  3ª etapa: archivo penúltimo

  4ª etapa: archivo último

La primera etapa, archivo de gestión, se encarga de....

• Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica

• Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia

• Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.

La segunda etapa, archivo central, se encarga de....

• Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica

• Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia

• Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.

La tercera etapa, archivo intermedio, se encarga de....

• Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica

• Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia

• Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.

La cuarta etapa, archivo histórico, se encarga de....

• Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica

• Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia

• Recibir la documentación que tiene un valor secundario y la conserva de forma permanente al servicio de investigación y la cultura.

La clasificación de los documentos según su frecuencia de utilización, clasifica como archivo activo:

• Los documentos poco consultados

• Los documentos de valor histórico

• Los documentos del año y consulta frecuente