GDJE - UD 7 - ARCHIVO Y LOPD GDD - I

En cuanto al archivo....

• Los datos y la información para recuperarlos de vez en cuando

• conjunto ordenado de documentos de una organización para la destrucción de los mimos

• conjunto ordenado de documentos de una organización en el ejercicio de sus funciones o actividades

• Es el armario donde se encuentran almacenados los documentos

La utilidad del archivo esta relacionado con...

• Eficacia

• Rapidez de búsqueda

• Competencia

• Organizacion

Para clasificar como util un documento, Las respuestas deben ser afirmativas ante las estas preguntas clave, como por ejemplo...(respuesta multiple)

• Sus datos son importantes para la empresa?

• No esta relacionado con mi entorno profesional?

• Necesito esa informacion?

• Necesito ese documento?

Las funciones del archivo son:

• Almacenar, conservar, destruir

• Almacenar, recuperacion rápida de la informacion y conservar

• Conservar, recuperación rápida de la información

• Permitir la informacion, conservar y almacenar

Un sistema de archivo eficaz implica...

• Un índice en el que aparezca su resumen

• Unas instalaciones limpias para su destrucción

• Un sistema de ordenación adecuado a las necesidades de la organización

• Ninguna es correcta

Tipos de archivos segun la frecuencia de su uso son:

• Archivos activos, semiactivos y pasivos

• Archivos grandes, medianos y pequeños

• Archivos nuevos, seminuevos y viejos

• Archivos prioritarios, baja frecuencia y antigua frecuencia

Un archivo centralizado, según su custodia y autonomia...

• Cada departamento gestionara y guardara los documentos que genere

• Se potencia la independencia de los departamentos

• La documentacion se encuentra repartida por los distintos departamentos que la generan

• Ninguan es correcta

Los sistemas más frecuentes usados en el entorno empresarial para ordenar la documentación son:

• Alfabérico

• Numismático

• Geografico

• Antológico

La ordenacion numerica de un archivo consiste:

• Se archivan los documentos con un numero asincrónico a cada uno de ellos

• En archivar los documentos asignando un número correlativo a cada uno de ellos

• Todas son correctas

• Todas son falsas

La ordenación alfanumérica es:

• Archivar documentos combinando números y simbolos

• Sistema es inútil en aquellas empresas en las que la información y la documentación que se maneja combina cifras y letras

• Archivar documentos combinando letras y números

• Puede ser ineficaz y poco intuitivo