Configuration and Setup 3

A user at Universal Containers left the company. The Admin needs to create a new user for their replacement, but they have assigned all available user licenses. What should the admin do to free up users licenses for the new user?

• Deactivate the former user record

• Delete former employees user record

• Freeze former employees user record

• Change the former user record to the new user

Answer explanation

Para liberar licencias el admin debe desactivar los record de usuario de ex empleados. Esto evita que el ex empleado pueda loguearse en la instancia de salesforce, pero conserva los actividades historicas que haya hecho y los datos. No se puede borrar records de user y freezarlo no libera licencias. No es recomendable cambiar datos de records de usuarios que abandonaron la organizacion.

Cloud Kicks has the OWD for Opportunity set to private. Which two features should the admin use to open up access to Opportunity records for sales users working on collaborative deals?

• Sharing Set

• Role Hierarchy

• Profiles

• Sharing Rules

Answer explanation

Role Hierarchy y Sharing Rules son dos de las features que permiten la colaboracion de records en un objeto cuya OWD sea Private (existen otras como Manual sharing y Opportunity teams). Sharing set se utiliza para generar reglas de colaboracion especificamente para Experience Cloud, es decir contactos o Accounts que son Partner o Customer user. Con Profiles proveemos acceso a los objetos pero no a como se comparten los records de un objeto.

Universal Containers wants to increase the security of their org by requiring stricter user passwords. Which two features should the admin configure?

• Password different from username

• Minimum password length

• Password complexity requirement

• Prevent common words.

Answer explanation

Palabras comunes y que un usuario no pueda setear su password como su username son caracteristicas que se aplican por defecto sin que el admin haga nada al respecto. Cantidad minima de caracteres y requerimiento de complejidad son dos caracteristicas que el admin puede cambiar en Password Policies.

Ursa Major has enabled multiple currencies. As a result which currency will be used as the foundation for all currency conversion rates?

• Personal Currency

• Record Currency

• Corporate Currency

• Active Currency

Answer explanation

La conversion de monedas se da con respecto a la Corporate Currency, ya que es la moneda por defecto de la empresa. Las Active pueden ser muchas, la Personal es aquella que se elige en Personal information como defecto y la Record es la moneda en la que esta hecha una Opportunity en concreto, pero podria haber otras.

Ursa Major wants to assign feature licenses to user records in Salesforce. What are two feature licenses that can be assigned?

• Opportunity User

• Knowledge User

• Service Cloud User

• Console User

Answer explanation

Las feature licenses son aquellas que se pueden otorgar en el user record. Service Cloud y Knowledge son dos de ellas, junto con Marketing, Flow y Data entre las mas comunes.

Which setting in a Profile makes a tab hidden in App Launcher or in an App, but still allows the user to view records normally found under this tab?

• Object Permissions

• App Permissions

• OWD

• Tab Settings

Answer explanation

Una Tab puede ser Hidden, Default On o Default Off. Que una Tab este oculta o default off significa que no podra verla en el Launcher o en ninguna App, pero podria acceder a records de ese objeto por medio de reportes o en la barra de busqueda. Los otros 3 settings no afecta a la visibilidad de Tabs.

The admin needs to set up the OWD for an organization for all standard and custom objects. Which is true regarding OWD?

• Public Read Only is only available for standard objects

• Private is only available for custom objects

• Controlled by Parent is only available for custom objects

• Public Read/Write/Transfer is only available for Cases and Leads

Answer explanation

Custom Objects pueden tener Private, Read Only, Public Read/Write y Controlled by Parent. Contacts y Orders (standard objects) pueden tener Controlled by Parent. Los unicos objetos con Transfer son Cases y Leads.

The Description field in Account should be read only for users that are assigned to specific profiles. How can this be archived? 2 options.

• Create and assign a permission set to users profile

• Modify the page layout assigned to the profiles of users

• Assign users to minimum access profile

• Set Field Level Security for users' profiles

Answer explanation

Se pueden crear varios page layouts por objeto y luego cambiar la asignacion de la misma por perfil. De esta manera hariamos que un campo sea read only a nivel page layout para el perfil deseado. Ademas se puede setear el FSL por perfil, si el campo esta oculto para un determinado perfil para controlar que campos pueden verse. Asignar el minimum access no tiene sentido porque interferiria con otras configuraciones, y un permisson set no restringe acceso sino que lo amplía.

Nota: Aunque no esta como opcion tambien es posible restringir visibilidad por medio de Dynamic Forms en Lightning App Builder. Salesforce esta agregando cada vez mas funcionalidades de este tipo por lo que deberian ser tenidas en cuenta.

The Marketing Director of Cosmic Supermart, would like all their Salesforce users to see only the campaign members whose lead or contact records they can access in Salesforce. What can the admin do to fulfill this requirement?

• Modify the OWD sharing setting for the Campaign Object

• Modify the OWD sharing setting for the Campaign Member object

• User criteria based sharing rule defined on the Campaign memeber object to grant access to campaign members

• Use criteria based sharing rule defined on the Campaign object to grant access to campaign members

Answer explanation

El objeto Campaign Member puede ser seteado como "Controlled by Campaign Member" en OWD. Esto asegura que los usuarios solo pueden ver los Lead, Contact, Account o Person Account relacionados con el Campaing member.

An admin would like to absolutely deny login access to the org if users are logging in outside specified login hours and IP range. What are two different options to use?

• IP restriction in the profile

• IP restriction for the org

• Login hour restriction for the org

• Login hour restriction in the profile

Answer explanation

Las restricciones de IP y horas solo pueden hacerse a nivel profile. Lo que se puede establecer a nivel organizacion son los Trusted IP ranges (en Network Access), que permiten la entrada a salesforce desde determinados IP sin la necesidad de verificar la identidad con un codigo enviado a una aplicacion de autenticacion. Para aquellos que se logueen desde fuera de esos IPs, deberan responder a ese challenge para poder ingresar (incluso desde Data Loader).