Tecniche di archiviazione

Il protocollo è

• servizio di certificazione e di registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita e fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento;

• servizio dedicato allo smistamento della corrispondenza.

• servizio di certificazione della corrispondenza in entrata e in uscita;

La segnatura di protocollo è:

• l’attività di apposizione o di associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa è contestuale alle operazioni di registrazione di protocollo;

• l’attività di memorizzazione di dati obbligatori relativi al documento ricevuto o spedito attraverso il sistema di protocollo informatico;

• l’attività di registrazione sul registro di protocollo dei dati relativi al documento spedito o ricevuto.

L’organizzazione per aree omogenee dell’amministrazione prevede a presidio delle stesse e delle unità organizzative che la costituiscono:

• un responsabile del servizio di protocollo informatico.

• un responsabile della gestione documentale.

• un responsabile del procedimento.

Il responsabile della gestione documentale predispone il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici, operando d’intesa con:

• il responsabile della conservazione e dei sistemi informativi e il responsabile del trattamento dei dati personali.

• il responsabile del servizio di protocollo informatico.

• il responsabile del procedimento.

La registrazione di protocollo è

• l’attività di apposizione o di associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

• l’attività di registrazione manuale dei documenti ricevuti e spediti dalle amministrazioni.

• la memorizzazione dei dati obbligatori di cui all’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000 in modo non modificabile, effettuata in un’unica soluzione contestuale alle operazioni di segnatura di protocollo.

Lo scambio di documenti soggetti alla registrazione di protocollo può avvenire

• senza limiti in ordine ai mezzi e agli strumenti prescelti.

• mediante posta elettronica certificata, posta elettronica semplice e in cooperazione applicativa.

• con qualsiasi mezzo che garantisca valore giuridico all’invio documentale.

Il documento informatico sottoposto a registrazione di protocollo comporta

• la sua immediata conservazione.

• il suo passaggio immediato al sistema di conservazione.

• che sia generata un’impronta di hash e che ad esso siano associati altresì i dati relativi alla segnatura di protocollo e contenuti nel messaggio in un file XML, se trasmesso da un’area organizzativa omogenea.

Il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID):

• è formato da tutti i Provider che gestiscono i servizi online della PA.

• consente alle imprese di effettuare i pagamenti alla PA.

• consente a cittadini e imprese di accedere con un’unica identità digitale a tutti i servizi online della PA e imprese aderenti.

• è l'insieme dei certificatori accreditati per la firma digitale.

Un documento firmato digitalmente è

• Autentico; Integro; Immodificabile.

• Immodificabile in quanto conforme al documento analogico originale.

• Autentico; Integro; Non ripudiabile.

• Autentico a patto che si tratti di firma grafometrica.

Affinché copie ed estratti informatici di un documento informatico abbiano la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte

• è necessario che siano se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche e che la loro conformità all’originale sia attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato oppure che la conformità non sia espressamente disconosciuta.

• è sufficiente che siano se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche.

• è sufficiente che la conformità all'originale non sia espressamente disconosciuta.

• è necessario che siano firmate digitalmente da chi le produce.