Управление коммуникациями часть 4

Каким встречам должен готовиться руководитель проекта?

• Только к встречам с заказчиками

• Только к еженедельным совещаниям с командой

• Только к встречам, связанным с решением проблем проекта

• Ко всем встречам, так как подготовка важна для любого типа встречи

Какие виды встреч являются регулярными в рамках работы над проектом?

• Собрание для тщательного анализа рисков

• Еженедельные встречи внутри команды для проверки статуса

• Внезапная встреча для решения неожиданно возникшей проблемы

• Годовое собрание для подведения итогов

Какова цель проведения ежедневных встреч типа "Статус/Дейли/Stand up"?

• Определение стратегического направления проекта

• Обсуждение долгосрочных целей и задач

• Сверка часов внутри команды проекта по текущим задачам

• Решение финансовых вопросов проекта

Какова цель встреч рабочей группы проекта (еженедельного совещания по проекту)?

• Обсуждение общих трендов и инноваций в отрасли

• Согласование результатов работы и планирование следующих шагов по проекту с заказчиком

• Обучение команды новым методикам и технологиям

• Социальное мероприятие для улучшения корпоративной культуры

Какова основная цель встреч управляющего комитета?

• Разработка детального плана проекта и распределение задач

• Обучение новых сотрудников и проведение тренингов

• Отчет о выполненных работах за период и решение стратегических вопросов проекта

• Ежедневное общение с членами команды проекта для повышения мотивации

Какие шаги необходимо предпринять перед проведением встречи?

• Определить цель встречи, составить повестку и информировать участников о месте и времени

• Организовать встречу в удобное только для вас время, без согласования с участниками

• Пригласить всех доступных участников без уточнения цели встречи

• Игнорировать необходимость прикрепления материалов, так как участники могут подготовиться и без них

Что является важным шагом во время проведения встречи?

• Пропускать повестку дня, чтобы уделить больше времени неформальному общению

• Позволять участникам свободно высказываться без очереди

• Записывать все, что обсуждалось во время встречи

• Игнорировать тайминг, чтобы каждый мог высказаться сколько угодно времени

Какой шаг является важным после завершения встречи?

• Отправить всем участникам благодарственное письмо без уточнения деталей встречи.

• Немедленно начать следующий проект, не завершая предыдущий

• Игнорировать протокол встречи и перейти к выполнению задач без его подтверждения

• Распределить протоколы встречи среди участников и дать время на согласование

Что должно быть зафиксировано в протоколе встречи?

• Только окончательные решения, принятые на встрече

• Только действия, которые требуют немедленного выполнения

• Всё, что было обсуждено, включая решения, договоренности, следующие шаги, поручения, сроки, ответственных исполнителей и замечания

• Только те пункты, которые касаются финансовых вопросов проекта

Каковы ключевые элементы, которые должны быть включены в структуру протокола встречи?

• Повестка встречи, обсуждение, решения, следующие шаги и поручения с ответственными и сроками

• Только решения и следующие шаги

• Тема встречи и список участников

• Имя организатора встречи и список гостей