Recepción, distribución y entrega de paquetería, documentación..

Para recibir, distribuir y entregar paquetería y documentación, es importante:

• Conocer la distribución de los departamentos. Cómo se llaman y qué personas trabajan en cada uno de ellos

• Conocer las rutas de entrega cambiantes

• Tener un control de inventario impreciso

Para recibir, distribuir y entregar paquetería y documentación, es necesario:

• Identificar a todas las personas que llegan a diario al edificio

• Identificar los diferentes departamentos de la organización y el personal asignado a los mismos, así como sus cargos y responsabilidades

• Conocer el sistema de gestión de inventario, personal capacitado, vehículos de transporte y proceso organizado.

Answer explanation

Departamento: cada una de las secciones o áreas en la que está dividida una organización.

Tendremos que conocer la ubicación física de las distintas áreas de trabajo y personas que los ocupan. Así como acceder a ellas personal y telefónicamente.

Como personal de ordenanza aprenderás a:

• Realizar tareas de jardinería

• Realizar tareas de limpieza y mantenimiento

• A clasificar documentos y paquetes por despachos y personas

Durante la recepción, distribución y entrega de paquetería, documentación y material de almacén es importante guardar:

• Información de contacto de proveedores
• La lista de tareas pendientes

• La confidencialidad y seguridad en los documentos y paquetes

¿Qué es la confidencialidad?

• La confidencialidad es garantizar que la información va a ser protegida, no se va a contar sin el permiso de la otra persona /personas

• La confidencialidad es la eliminación de información sensible para prevenir su uso.
• La confidencialidad es la protección de la información pública para su divulgación.

Dentro de un organismo público es muy habitual comunicarse mediante:

• Comunicación telefónica. En concreto, con llamadas internas.

• Llamadas con mi teléfono personal

• Burofax

¿Qué son las llamadas internas?

• Son llamadas realizadas a través de la red telefónica externa
• Son llamadas realizadas dentro de la organización o empresa utilizando la red telefónica interna y marcando la extensión correcta.

• Son llamadas realizadas a nivel internacional

Answer explanation

Se trata de llamadas gratuitas, tienes que marcar la extensión del despacho o la persona a la que quieras llamar.

La extensión suele ser el final del numero de teléfono completo.

Ejemplo: si el numero de teléfono es 945033286, la extensión de ese numero es 33286.

Para el uso del teléfono es importante tener en cuenta y adaptar lo siguiente:

• Revisar la cobertura de red, cargar la batería y mantener el teléfono actualizado.

• La voz, la actitud, el lenguaje y el silencio

• Configurar notificaciones ni ajustes de privacidad

Answer explanation

La voz deberá ser agradable, natural y clara.

La actitud ha de ser positiva y profesional. Expresando entusiasmo, confianza en nosotras mismas, deseo de ayudar, formalidad, seriedad y sinceridad.

Evitaremos usar palabras desconocidas o que generen confusión. Explicando con claridad lo que estamos diciendo.

Puede ser necesario guardar algunos segundos de silencio para pensar la respuesta que le vas a dar a la persona.

¿Qué podemos hacer si no sabemos que responder a la persona por teléfono?

• Nos quedamos en silencio durante 10 minutos. Así se cansará y no llamará más.

• Le decimos que no sabemos responderle y que no te hagan perder el tiempo

• Le decimos que no sabemos responderle y que volveremos a llamarle tan pronto como podamos.

Para no interrumpir a la persona que llama por teléfono se recomienda hacer:

• Poner el teléfono en modo silencioso o vibración.
• Expresiones del tipo : "Ya...", "Si..", "Claro", "Desde luego", "Te entiendo"

• Colocar el teléfono en altavoz y hablar con otras personas