Quiz Kesekretariatan Pertemuan Kelima

Apa yang dimaksud dengan sistem satu pintu dalam penanganan surat?

• Penerimaan surat ditangani oleh unit kearsipan

• Surat-surat dikelompokkan berdasarkan urgensi

• Semua surat diterima oleh satu petugas

• Surat-surat dikelompokkan berdasarkan klasifikasi

Bagaimana cara penyortiran surat masuk dilakukan?

• Berdasarkan klasifikasi surat

• Berdasarkan urgensi surat

• Berdasarkan unit organisasi

• Berdasarkan kualifikasi surat

Apa yang dilakukan setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda?

• Surat disampaikan ke sekretaris pimpinan

• Surat disortir berdasarkan urgensi

• Surat dikirim ke pihak yang dituju

• Surat disimpan dalam filing cabinet

Apa kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor?

• Tidak memerlukan folder untuk dokumen

• Membutuhkan ruangan yang luas

• Memiliki waktu indexing yang lama

• Dapat digunakan pada semua jenis dokumen

Sistem penyimpanan arsip yang cocok digunakan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal adalah?

• Sistem Subjek

• Sistem Wilayah

• Sistem Tanggal

• Sistem Nomor

Kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal adalah?

• Memerlukan ruangan yang luas

• Sulit diklasifikasikan

• Tidak dapat murni menggunakan tanggal saja

• Tidak dapat digunakan pada semua jenis dokumen

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi adalah?

• Sistem Tanggal

• Sistem Nomor

• Sistem Subjek

• Sistem Wilayah

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan subjek adalah?

• Cocok digunakan bagi surat dengan tanggal jatuh tempo

• Mudah diklasifikasikan

• Memerlukan ruangan yang luas

• Kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan

Sistem penyimpanan arsip yang dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen adalah?

• Sistem Nomor

• Sistem Tanggal

• Sistem Subjek

• Sistem Wilayah

Kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah adalah?

• Kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap

• Risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar

• Mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui

• Cocok digunakan bagi surat dengan tanggal jatuh tempo