Organização e Manutenção de Arquivo

A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas características e estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização.

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Para organizar um arquivo não é necessário identificar a atividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha.

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O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.

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Na ordenação alfabética, quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo último apelido.

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Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em quantidade .

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Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser públicos, institucionais, comerciais e pessoais:

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Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que devem ser arquivados à medida que chegam, para estes reserva-se um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia inteiro.

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Quanto à frequência de consulta, os Arquivos podem ser classificados como: ativos ou correntes; semi-ativos ou inativos

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O Arquivo deve ter as seguintes funções: recolher e ordenar a documentação, fornecer os documentos solicitados, controlar os atos administrativos e conservar a documentação;

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Quanto à organização, os Arquivos podem ser classificados como centralizados, descentralizados e mistos.

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