Sesión 02/07

Un proyecto de construcción de uno de los edificios más grandes de la región está en su fase de planificación. El director del proyecto busca desarrollar el plan de comunicación. Para esto, necesita determinar las necesidades de los interesados, enfocándose especialmente en la forma en que debe ser entregada la información a los diferentes interesados. ¿Ante esta situación, cuál es el mejor curso de acción?

• Desarrollar un registro de interesados

• Revisar la documentación de los requisitos del proyecto

• Realizar un análisis de los requisitos de comunicación

• Revisar la matriz de involucramiento de los interesados

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Respuesta Correcta

Realizar un análisis de los requisitos de comunicación

El Análisis de los requisitos de comunicación es una técnica analítica para determinar las necesidades de información de los interesados del proyecto a través de entrevistas, talleres, estudio de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, etc.

El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pág. 258

El director de un proyecto de construcción se entera de que existe el riesgo de una huelga de trabajadores dentro de la empresa. Ante este riesgo, el director se reúne con los miembros del equipo e interesados para realizar una tormenta de ideas y encontrar una solución. Sin embargo, luego de un análisis profundo, se dan cuenta de que resulta inútil cualquier respuesta al riesgo para minimizarlo.

¿Qué tipo de estrategia de respuesta al riesgo se debería utilizar en este caso?

• Evitar

• Transferir

• Aceptar

• Explotar

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Respuesta Correcta

Aceptar

La estrategia de aceptar el riesgo se utiliza cuando no es posible o práctico implementar ninguna otra estrategia para abordar el riesgo. En este caso, después de realizar una tormenta de ideas y un análisis profundo, se concluyó que cualquier respuesta para minimizar el riesgo es inútil. Esto significa que las opciones para evitar, transferir o mitigar el riesgo no son viables. Por lo tanto, la mejor estrategia es aceptar el riesgo, lo que implica reconocer su existencia y prepararse para gestionarlo si llega a ocurrir, pero sin tomar medidas proactivas adicionales para mitigarlo.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica

El director de un proyecto en conjunto con el equipo de desarrollo de software están realizando una reunión de gestión de riesgos. Durante la reunión uno de los miembros del equipo sugiere que se revise la EDT del proyecto como una de las herramientas que se debe usar en el proceso que se está desarrollando.

¿En cuál proceso que el director del proyecto y equipo posiblemente están trabajando en el cual la revisión de la EDT sea de utilidad?

• Identificar los riesgos

• Realizar el análisis cualitativo a los riesgos

• Planificar la respuesta a los riesgos

• Realizar la implementación de la respuesta a los riesgos

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Respuesta Correcta

Identificar los riesgos

La revisión de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una herramienta fundamental en el proceso de identificación de riesgos. La EDT descompone el proyecto en sus componentes más pequeños, lo que permite al equipo identificar posibles áreas donde podrían surgir riesgos. Durante el proceso de identificar los riesgos, se revisan todos los elementos del proyecto detalladamente, y la EDT proporciona una visión clara y estructurada de todas las partes del proyecto, facilitando la identificación de riesgos asociados a cada uno de estos elementos. Además, la EDT al firmar parte de la línea base del alcance es uno de los documentos de entrada que se debería revisar para identificar los riesgos del proyecto.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pág. 115

El director de un proyecto muy importante para su empresa ha iniciado su ejecución. Uno de los miembros de su equipo le informa que uno de los proveedores de un repuesto crítico ha indicado que no puede cumplir con el contrato debido a que ha perdido la licencia de distribuidor autorizado de esos repuestos. Al revisar el registro de riesgos, el director se da cuenta de que este riesgo nunca ha sido considerado.

¿Qué debe hacer el director en este caso?

• Revisar la Matrix de probabilidad e impacto

• Analizar el plan de respuesta al riesgo planificado

• Buscar nuevos proveedores de estos repuestos

• Solicitar al dueño del riesgo implementar los planes establecidos

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Respuesta Correcta

Buscar nuevos proveedores de estos repuestos

En esta situación, el director del proyecto enfrenta un riesgo no identificado previamente que ha materializado. Dado que el proveedor actual no puede cumplir con el contrato, es crucial encontrar una solución rápida para evitar retrasos en el proyecto. Buscar nuevos proveedores para los repuestos críticos es la acción inmediata más apropiada para mitigar el impacto del riesgo y mantener el proyecto en marcha. Recuerda este riesgo no identificado se ha materializado es decir es un problema y ante los problemas se deben implementar acciones que permitan solventar la situación.

Referencia

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pág. 115 a 117

Guía del PMBOK 7.ª edición, pág. 54 del estándar

El director de un proyecto de desarrollo de software ha enviado por correo a los interesados principales la versión aprobada del enunciado del alcance para la siguiente versión de un software que se va a desarrollar. Sin embargo, existe un interesado que solicita se agreguen nuevas funcionalidades al software.

¿Qué debe hacer el director del proyecto en este escenario?

• Indicar al interesado que no solicite requisitos que requiera agregar nuevas funcionalidades

• Reunirse con el patrocinador para discutir los límites del proyecto

• Rechazar la solicitud del interesado, ya que el enunciado del alcance está aprobado

• Revisar el plan de gestión del alcance

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Explicación

El plan de gestión del alcance proporciona detalles sobre cómo se definirá, validará y controlará el alcance del proyecto y del producto.

PMBOK 7.ª ed. pág. 187

El director de un proyecto al revisar el registro de incidentes se da cuenta de que las actividades asignadas a ciertos miembros del equipo están muy retrasadas.

¿Qué debe hacer el director del proyecto?

• Revise las actividades con los miembros del equipo para identificar estrategias de resolución

• Remitir el problema al patrocinador del proyecto para su resolución

• Solicitar líder del equipo que priorice las actividades del equipo

• Solicitar al líder del equipo una explicación y un plan de acción para reducir el retraso

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Explicación

El director del proyecto debe ser proactivo y comprobar las actividades con el equipo e identificar estrategias de resolución.

Grupos de Procesos: Una Guía Práctica, pág. 51