Kursus Effective Filing, Records and Office Management Skills

Pentingnya Pengurusan Fail dan Rekod yang SISTEMATIK adalah seperti di bawah KECUALI:

• Memastikan keadaan persekitaran lebih cantik dipandang

• Memudahkan akses dan pencarian dokumen penting

• Memastikan operasi pentadbiran berjalan dengan lancar dan efisien

Pengurusan Fail dan Rekod yang SISTEMATIK dapat membantu pihak pengurusan membuat sesuatu keputusan mengenai sesuatu perkara dengan lebih Cepat dan Tepat.

• Mungkin

• Betul

• Tidak

Teknik Penyusunan Fail yang Praktikal adalah:

• Akses Mudah

• Kemas Kini Berkala

Salah satu ciri-ciri Pengurusan Pejabat yang Efisien adalah:

• Semua peralatan yang digunakan adalah yang “branded”/mahal

• Ruang Kerja yang Kemas dan Teratur

• Pejabat mesti dicat warna yang biru

Akses Mudah, Warna Kod dan Kemas Kini Berkala adalah:

• Prinsip Asas Pengurusan Fail dan Rekod

• Automasi Proses

• Teknik Penyusunan Fail yang Praktikal

Fail Operasi adalah;

• Fail yang digunakan di bilik pembedahan

• Fail yang aktif

• Fail yang berkaitan dengan operasi harian jabatan/hospital

Konsep Asas Pengurusan Fail dan Rekod

• Keseluruhan proses pengendalian dokumen, bermula dari penciptaan, disimpan atau dimusnahkan

• Dokumen yang disimpan dan direkodkan

• Fail yang penting

Fail-fail rekod perubatan yang dikumpulkan  mengikut jenis penyakit seperti "Kencing Manis" dan "Darah Tinggi" adalah di bawah sistem:

• Subjek

• Huruf

• Aturan

Kepentingan Pengurusan Fail adalah untuk

• Mengurangkan kekeliruan, memastikan keselamatan maklumat, meningkatkan produktiviti, dan mematuhi peraturan

• Penambahan dokumentasi di organisasi

• Untuk diaudit

Pengkategorian fail bermaksud

• Menyimpan fail yang paling sering digunakan di lokasi yang mudah dijangkau.

• Menentukan bahagian untuk fail seperti jenis, tarikh, subjek, atau jangka masa.

• Fail yang akan dimusnahkan