Clasificación Documental

¿Qué es la clasificación documental en una organización?

• Una técnica de archivo

• Una operación archivística

• Un procedimiento administrativo

• Un tipo de documento

Answer explanation

La clasificación documental es una operación archivística que organiza y categoriza documentos dentro de una organización, facilitando su acceso y gestión. Por lo tanto, la respuesta correcta es 'Una operación archivística'.

¿Cuál es el propósito de la clasificación documental?

• Aumentar la producción documental

• Reducir costos

• Garantizar la disposición organizada de los documentos

• Mejorar la comunicación

Answer explanation

El propósito de la clasificación documental es garantizar la disposición organizada de los documentos, facilitando su localización y gestión eficiente, lo que no se logra con las otras opciones.

¿Qué establece el principio de procedencia en la teoría archivística?

• La relación entre documentos y su contenido

• La relación entre documentos y las organizaciones que los producen

• La cantidad de documentos generados

• La clasificación de documentos por tema

Answer explanation

El principio de procedencia establece que los documentos deben ser organizados y preservados de acuerdo a la entidad que los produce, lo que garantiza su contexto y autenticidad. Por lo tanto, la respuesta correcta es la relación entre documentos y las organizaciones que los producen.

¿Cómo se generan los documentos archivísticos?

• De manera aleatoria

• Por procedimientos administrativos

• Por decisiones personales

• A través de la digitalización

Answer explanation

Los documentos archivísticos se generan principalmente por procedimientos administrativos, que son procesos sistemáticos y organizados que aseguran la creación y el manejo adecuado de la documentación.

¿Qué caracteriza a los documentos archivísticos en términos de unicidad?

• Son únicos y parte de un todo estructurado

• Pueden ser impresos en múltiples copias

• Son siempre digitales

• Son copias de otros documentos

Answer explanation

Los documentos archivísticos son únicos porque cada uno tiene un valor específico y forma parte de un conjunto organizado, lo que los distingue de copias o documentos digitales que pueden ser replicados.

¿Qué se entiende por organización documental?

• Un procedimiento intelectual y físico

• Un sistema de archivo desorganizado

• Una técnica de digitalización

• Un tipo de software de gestión

Answer explanation

La organización documental se refiere a un procedimiento que combina aspectos intelectuales y físicos para clasificar y gestionar documentos de manera eficiente, lo que la diferencia de un sistema desorganizado o técnicas específicas como la digitalización.

¿Qué elemento no forma parte de la clasificación documental?

• Materia o asunto

• Estructura orgánica

• Formato digital

• Funciones

Answer explanation

El formato digital se refiere a la forma en que se presenta un documento, mientras que la clasificación documental se centra en aspectos como la materia, estructura orgánica y funciones, que son elementos clave en su organización.

¿Qué tipo de ordenación se puede aplicar a las series documentales?

• Alfabética

• Aleatoria

• Por tamaño

• Por color

Answer explanation

La ordenación alfabética es la más común para clasificar series documentales, ya que permite organizar los documentos de manera sistemática y fácil de localizar. Las otras opciones no son prácticas para este propósito.

¿Qué se busca con la agrupación documental?

• Separar documentos sin criterio

• Agrupar documentos por fecha

• Agrupar documentos con criterios funcionales

• Eliminar documentos innecesarios

Answer explanation

La agrupación documental busca organizar los documentos de manera eficiente, utilizando criterios funcionales que faciliten su acceso y gestión, en lugar de separarlos sin criterio o simplemente por fecha.

¿Cuál es un aspecto que se manifiesta en las acciones de clasificación?

• La tecnología

• La cantidad de documentos

• Los costos

• Las funciones

Answer explanation

Las funciones son clave en las acciones de clasificación, ya que determinan cómo se organizan y gestionan los documentos. Las otras opciones, aunque relevantes, no reflejan directamente un aspecto de las acciones de clasificación.