Komunikasi Lisan di Kantor

Apa yang harus dilakukan saat menjawab telepon di kantor?

• Angkat telepon, ucapkan salam, dan tutup teleponnya.

• Tutup telepon tanpa menjawab.

• Angkat telepon dengan ramah dan sebutkan nama serta perusahaan.

• Angkat telepon, tanyakan keperluan kemudian catat pesan

• Angkat telepon, ucapkan salam, tanyakan pesan

Sebutkan tiga ungkapan yang umum digunakan dalam komunikasi telepon bahasa Inggris!

• 1. Hello, this is Yani

  2. May I speak to Mr. Toni, please?

  3. Can you hear me clearly?

• 1. 1. Can I take a message?

  2. 2. Please tell me your name.

  3. 3. Good day Sir

• 1. 1. What time is it?

  2. 2. What is that?

  3. 3. Could you understand?

• 1. 1. Is this the right number?

  2. 2. We can inform it

  3. 3. Tell me the truth

• 1. 1. The right man in the right place

  2. 2. Could you wait a moment?

  3. 3. I tell you the truth

Bagaimana cara menyampaikan pesan dengan jelas melalui telepon?

• Berbicara dengan cepat dan namun jelas dan rinci

• Sampaikan pesan secara terstruktur dan tertata namun cepat dan ringkas

• Mendengarkan pertanyaan dari lawan bicara dan mendiskusikannya

• Berbicara dengan jelas, mendengarkan dengan baik, dan meminta klarifikasi jika perlu.

• Berbicara singkat, padat, dan jelas

Apa yang perlu diperhatikan saat melakukan panggilan telepon bisnis?

• Buat panggilan dengan persiapan berupa materi pembicaraan

• Persiapkan agenda, berbicara jelas, dengarkan baik, jaga sikap profesional, tutup dengan ringkasan.

• Dengarkan pembicaraan dengan baik,dan fokus pada diri sendiri

• Bicaralah dengan cepat dan cukup mendengarkan

• Buat daftar pertanyaan, dan siapkan mental

Sebutkan contoh kalimat pembuka saat berbicara di telepon dalam bahasa Inggris!

• Hi, can I speak to someone?

• Is this the right number?

• Hello, this is [Your Name]. Is this a good time to talk?

• What do you want to talk about?

Dalam berkomunikasi melalui telepon kita harus mencatat pesan atau pembicaraan karena ….

• Menjadi kewajiban saat bertelepon

• Agar tidak dihiraukan oleh lawan bicara kita

• Semua pesan itu penting

• Agar tidak lupa tentang pesan yang harus disampaikan

• Agar tidak dimarahi oleh atasan

Ketika menerima telepon, hal yang harus dilakukan saat percakapan telepon selesai adalah ....

• Berterima kasih lalu menutup telepon

• Mengucapkan salam

• Menunggu penelepon menutupnya

• Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

• Menanyakan keperluan lain

Seorang penerima telepon harus memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah dari penelepon, pernyataan tersebut adalah penjelasan dari sikap ….

• Caring

• Commited

• Controlled

• Creative

• Considerate

Di kantor, Andi menggunakan alat komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam lingkup organisasi dari satu bagian atau jabatan ke bagian atau jabatan lain dalam satu kantor. Alat yang digunakan Andi tersebut adalah ...

• Switchboard

• Telephone Answering Machines

• Loudspeaking Telephone

• Intercom

• PMBX

Seorang sekretaris menerima telepon dari orang yang ingin dihubungkan dengan pimpinan kantor, namun pada saat itu pimpinan sedang mengadakan rapat. Jawaban tepat yang sebaiknya disampaikan sekretaris kepada penelepon yaitu ...

• Pimpinan sedang rapat

• Pimpinan sedang keluar

• Mohon maaf pimpinan tidak mau menerima telepon dari anda.

• Mohon maaf pimpinan sibuk

• Mohon maaf, pimpinan sedang rapt penting, mungkin ada pesan yang akan disampaikan?