Gestão da Informação e Arquivos

O que são arquivos?

• Conjuntos de documentos produzidos e recebidos.

• Um tipo de software.

• Um método de comunicação.

• Um sistema de gestão de projetos.

Quais são os tipos de arquivos mais utilizados ?

• Físicos e digitais.

• Só digitais.

• Só físicos.

• Nenhum.

Quais são as vantagens de ter arquivos?

• Desmaterialização da documentação.

• Aumento de custos operacionais.

• Diminuição da eficiência.

• Redução do espaço físico.

Como os documentos são classificados?

• De acordo com a função, tipo, data.

• Por cor.

• Por tamanho.

• Por data de criação.

O que é indexação?

• Identificação de documentos com informações-chave.

• Um tipo de arquivo.

• Um método de armazenamento.

• Uma técnica de comunicação.

Qual é a importância do controle de acesso?

• Garantir a segurança e confidencialidade.

• Facilitar o acesso a todos.

• Reduzir custos.

• Aumentar a quantidade de documentos.

Qual é a função da atualização e manutenção do arquivo?

• Refletir com precisão as atividades.

• Aumentar o número de documentos.

• Reduzir o espaço de armazenamento.

• Facilitar o acesso a documentos antigos.

Quais são as etapas a cumprir antes de guardar os documentos nas pastas?

• Inspeção, Leitura, Seleção, Marcar a data e a hora de entrada, Classificar, Ordenação

• Apenas Inspeção e Leitura

• Apenas Classificar e Ordenação

• Nenhuma das anteriores

O que é a classificação funcional?

• Agrupamento de documentos por assunto

• Agrupamento de documentos por funções ou atividades

• Agrupamento de documentos por data

• Agrupamento de documentos por importância

Quais são os princípios da classificação de documentos em Portugal?

• Assunto, data, tipo de documento e importância

• Apenas assunto e data

• Apenas tipo de documento e importância

• Nenhuma das anteriores