Cuestionario Interactivo de Gestión y Trámite de Documentos

En el contexto de la Gestión Documental, ¿qué nivel de la Pirámide DIKW se asocia con la toma de decisiones acertadas?

• Datos

• Información

• Conocimiento

• Sabiduría

¿Qué tipo de comunicaciones requieren un sistema de control que permita hacer seguimiento a su numeración y consulta?

• Las comunicaciones internas oficiales.

• Los correos electrónicos personales.

• Las comunicaciones no oficiales.

• Las cartas privadas entre empleados.

¿Cuál es la función principal del Manual de Correspondencia en una organización?

• Definir las tarifas postales de la entidad.

• Organizar el archivo de documentos confidenciales.

• Facilitar la comunicación entre empleados de distintos niveles jerárquicos.

• Establecer políticas y procedimientos para la gestión de la correspondencia.

¿Qué se debe asegurar en el manejo de los documentos que entran o salen de una entidad?

• Que se archiven inmediatamente.

• Que sean distribuidos de manera manual.

• Que tengan metadatos y estén vinculados a un trámite.

• Que no contengan información confidencial

¿Qué característica clave deben tener los números de radicado asignados a los documentos en una entidad?

• Deben ser consecutivos y únicos cada año.

• Deben ser asignados por el jefe del área.

• Deben comenzar con el número del mes en curso.

• Deben repetirse cada trimestre.

¿Qué herramienta debe utilizarse para garantizar el seguimiento de documentos enviados por servicios de mensajería?

• Una lista de correos electrónicos.

• Un sistema de alertas digitales.

• Firmas de confirmación de entrega.

• Documentos impresos con la ruta de entrega.

¿Qué se debe hacer si el sistema de radicación de una entidad falla?

• Activar planes de contingencia.

• Suspender el trámite hasta que el sistema se repare.

• Continuar el trámite sin registro.

• Enviar el documento al archivo sin radicarlo.

¿Cuál es la función principal de la Ventanilla Única en la gestión documental?

• Digitalizar todos los documentos.

• Asignar tareas a los empleados.

• Controlar el acceso a los documentos confidenciales.

• Centralizar la recepción, radicación y distribución de documentos.

Si un documento oficial no puede ser entregado, ¿qué procedimiento debe seguirse?

• Destruir el documento.

• Guardar el documento en un archivo externo.

• Devolverlo al remitente.

• Reenviarlo al área competente.

Según las Normas de Correspondencia, ¿qué aspecto debe cumplir la redacción de un documento oficial?

• Ser breve y utilizar lenguaje coloquial.

• Ser claro, conciso y respetuoso.

• Incluir solo información técnica.

• Estar firmado por todos los involucrados.